En la situación actual en la que se encuentra el mercado de auditoría, tanto por la obligación legal de compilar los encargos en un reducido periodo de tiempo, como por la necesidad de ajustar los honorarios, ante la constante guerra de precios entre despachos, se vuelve imprescindible ser lo más eficiente posible en el desarrollo de nuestros encargos.
En los siguientes apartados me gustaría compartir con vosotros las principales pautas que seguimos en AUDINFOR para lograr compilar a tiempo y mantenernos competitivos en precios. Para esta tarea, tomaremos como referencia el software de gestión integral de la auditoría con el que trabajamos, GESIA.
- Ajustar el programa de auditoría al volumen y necesidades del encargo
No tiene sentido utilizar el mismo esquema de trabajo en una auditoría compleja o en una PYME que realiza procesos más simples. Por lo tanto, antes de comenzar a trabajar en el encargo, merece la pena dedicar un tiempo a la personalización del programa de auditoría.
En el caso de GESIA, el programa nos propone dos modelos de gestión del trabajo como punto de partida, en función de la complejidad del encargo: el Máster Normal y el Máster Reducido. El criterio para elegir uno u otro es subjetivo y dependerá del encargo en concreto. A nivel general, nosotros optamos por utilizar el Máster Normal para auditorías de encargos que tengan la obligación de presentar Cuentas Anuales Normales, al entender que los estados financieros serán más complejos y el Máster Reducido para encargos que presentan Cuentas Anuales Abreviadas o PYME.
Esta decisión no es trivial ya que el número de papeles a cumplimentar y revisar es considerablemente inferior en el Máster Reducido, especialmente en el Archivo General (en adelante AG), tal y como se puede apreciar en la siguiente imagen:
También puede ser una buena opción, en auditorías de Cuentas Anuales Normales, pero no demasiado complejas, sustituir el área AG del Máster Normal por el del Máster Reducido, a través de la herramienta denominada “módulo de intercambio de datos” disponible en GESIA. De esta manera, procesos como el de planificación serán más sencillos de cumplimentar y conseguiremos un ahorro de tiempo importante. En la siguiente imagen podemos ver las diferencias en el AG de ambos Máster:
Por último, es importante realizar una revisión previa del Máster seleccionado para intentar reducir el número de papeles de trabajo a utilizar. Por ejemplo, en el Máster Reducido de la ilustración anterior, he marcado algunas referencias auxiliares que se podrían dejar de utilizar, si la empresa auditada no lo requiere y se pueden resumir en la referencia principal.
En conclusión, resulta muy importante, por un lado, establecer los criterios para escoger un Máster o punto de partida y, por otro lado, realizar una revisión previa para reducir el número de papeles a cumplimentar. Nuestra función como Auditores se tiene que centrar en cumplimentar únicamente aquellos papeles imprescindibles para sustentar el trabajo realizado, evitando emplear demasiado tiempo en realizar papeles superfluos o duplicados.
- Formación
Una de las claves para lograr la eficiencia y reducir las horas de dedicación a los trabajos es la formación del personal que participa en el encargo. Normalmente nos preocupamos de la capacitación en materia legislativa y contable, pero solemos olvidar la formación en las herramientas informáticas en las que nos apoyamos en el día a día y que debe ser extensiva a toda la plantilla.
Todo el personal de AUDINFOR, desde su incorporación, recibe formación avanzada en Excel y GESIA, al ser conscientes de que son herramientas de uso constante en la actividad diaria. En el caso de Excel, el correcto manejo de contabilidades a través de tablas dinámicas, Power Query y Power Pivot, supone un increíble ahorro de tiempo en el tratamiento de información contable y un mayor rendimiento en el análisis de datos.
A modo de ejemplo, trabajar con el diario contable que nos proporciona el cliente y que transformamos a través de Power Query y Power Pivotnos aporta la ventaja de tener la misma información que la entidad a auditar, sin que sea necesario perder el tiempo solicitando y recibiendo mayores, como ocurre cuando trabajamos con el balance de sumas y saldos.
Para ayudaros en la tarea formativa del personal del despacho y partiendo desde nuestra propia experiencia profesional, desde AUDINFOR, proporcionamos formación avanzada en herramientas informáticas orientadas a auditores y consultores, que trabajen habitualmente con Excel.
Si bien Excel es una herramienta básica, también es importante que el personal conozca en profundidad la aplicación de gestión de auditorías que se utilice en el despacho, para poder moverse con soltura por la misma. Por ejemplo, en el caso de GESIA, conocer herramientas como el intercambio de datos, que permite copiar información de un fichero Gesia a otro, supone un gran ahorro de tiempo en la cumplimentación de papeles similares a los de otros encargos, como pueden ser los cuestionarios de control interno en empresas del mismo grupo.
Por último, es imprescindible que el equipo de trabajo tenga la formación necesaria en la normativa de aplicación porque, además de reducir los errores en la ejecución del encargo, se reducirá el tiempo en la búsqueda de información o consultas a terceros.
- Ajustar la Importancia Relativa
En los seguimientos de calidad que solemos realizar, uno de los puntos donde más solemos incidir, es en el cálculo Cifra de Importancia Relativa (en adelante IR), porque es habitual encontrarnos con las siguientes incidencias:
- Selección incorrecta del tipo de empresa: Las guías de actuación proponen clasificar a las empresas que auditamos en grupos (Empresas con beneficios, en punto muerto, baja rentabilidad, con pérdidas, en desarrollo o no lucrativas). En ocasiones, sobre todo al diferenciar empresas con beneficios y baja rentabilidad, esta selección no se hace correctamente, lo que supone utilizar unas bases de cálculo incorrectas y normalmente inferiores a lo idóneo.
- Excesiva prudencia en el cálculo de la IR: El miedo ante la revisión de un tercero de nuestro trabajo, supone que los auditores seamos excesivamente conservadores en el cálculo de la Cifra de Importancia Relativa. A menudo, esa precaución hace que tomemos valores cercanos a los límites inferiores de los tramos propuestos por las guías de actuación publicadas por las corporaciones.
La incorrecta selección del tipo de empresa y la excesiva prudencia, pueden suponer que el auditor utilice para su trabajo una cifra de IR muy baja que afecte a los siguientes aspectos.
- Mayor número de áreas a revisar: Establecer una cifra de IR muy baja supone que áreas que podrían considerarse totalmente inmateriales y que no requerirían de ningún trabajo, al carecer de riesgo, deban ser analizadas y revisadas, por lo menos con unos procedimientos mínimos.
- Mayores muestras: El muestreo estadístico de unidad monetaria, se basa principalmente en el tamaño de la población base y la cifra de IR estimada. A medida que esa cifra de IR sea más baja, las muestras a revisar se incrementan considerablemente, suponiendo una mayor dedicación de tiempo del personal.
En conclusión, una cifra de IR bien calculada puede suponer una importante reducción de horas al analizar menos áreas y un menor número de muestras.
- Avanzar trabajo en preliminar
Es cierto que realizar tareas en fase preliminar no va a suponer una gran reducción de horas de dedicación, pero sí que nos va a aligerar la tarea en los momentos de mayor carga. En mi opinión, en fase preliminar se puede adelantar mucho trabajo relacionado con:
- Control Interno: La fase previa es el momento adecuado para preparar los memorándums explicativos de los procedimientos de control interno del cliente, identificar los posibles riesgos y verificar el correcto cumplimiento de los atributos que hayamos considerado críticos. Además, esta tarea, en caso de proporcionar resultados satisfactorios, puede suponer una menor dedicación de tiempo posterior al área analizada, si se complementa con otros procedimientos de auditoría.
- Selección de terceros: En fase preliminar también se puede realizar el proceso de selección de terceros y preparación de las cartas de circularización. La aplicación GESIA nos permite realizar una selección de terceros en base a la contabilidad preliminar que nos proporcione el cliente, preparar las cartas, que en nuestro caso, no contienen información contable y pasarlas a la firma por parte del cliente. De esta manera, a partir del primer día hábil del año, ya podemos proceder al envío de las cartas, obteniendo las respuestas antes y asegurando un mayor nivel de respuesta. Es cierto que posteriormente tendremos que volver a actualizar la información contable con la contabilidad al cierre, pero en nuestra experiencia, los casos de diferencias entre los terceros seleccionados a preliminar y al cierre, son escasos.
- Análisis de las desviaciones presupuestarias
Una vez finalizado el encargo, es importante analizar las posibles desviaciones de coste y horas de dedicación respecto a lo inicialmente planificado. Dada la escasez de recursos con la que nos encontramos actualmente, es conveniente utilizarlos de la manera más eficiente posible y este análisis nos permitirá identificar aquellas áreas en las que se están aplicando más recursos de los necesarios.
Para ello, en primer lugar, es fundamental ser muy estrictos con la imputación de horas del personal, implantando la costumbre de que todos los miembros del equipo registren el tiempo de dedicación, diariamente. Esto minimizará los errores que suelen surgir cuando se imputan las horas una vez a la semana o en espacios de tiempo superiores. En nuestro caso, una persona se encarga de revisar semanalmente la correcta cumplimentación de los partes de tiempo a través de los informes emitidos por FORTIMING, en los que se indican posibles incumplimientos en el registro.
En segundo lugar, el presupuesto del encargo debe ser lo más detallado posible. Somos conscientes que esto requiere un trabajo extra no remunerado, tanto al prepararlo como al registrar las horas en función de dicho detalle, pero veremos que el esfuerzo merece la pena.
Una vez que tenemos la seguridad de que los datos con los que vamos a trabajar son correctos, analizaremos las diferencias entre las horas inicialmente previstas y las realmente dedicadas, comentando con los responsables los motivos causantes.
Tras analizar las variaciones de cada uno de los encargos, es fundamental que a nivel de firma se pongan en común los motivos de desviación más habituales para intentar corregir los motivos, ya sean causados por los clientes o por los miembros del despacho.
Por ejemplo, en nuestro despacho identificamos que se dedicaba un tiempo excesivo a la preparación de la información contable (diarios y balances) que nos proporcionaba el cliente, ya que en cada uno de los encargos que auditamos, transformamos por lo menos 4 diarios (preliminar, final, ajustado y posterior al cierre). Este hecho, suponía una importante dedicación de tiempo en eliminar líneas, columnas, introducir fórmulas, … sobre todo si el fichero que nos aportaba el cliente no estaba en formato Excel. De esta necesidad surgió nuestro interés por las herramientas Power Query y Pivot, que nos han permitido ajustar esta desviación, al automatizar el proceso de transformación de contabilidades.
- Enfocar el trabajo en los riesgos
Como hemos comentado al hablar de la cifra de IR, en muchos de los seguimientos que realizamos nos encontramos con el miedo de los auditores a que su trabajo sea revisado por un tercero que considere que la dedicación a un área no ha sido adecuada y que hay aspectos sobre los que no se ha incidido lo suficiente. De aquí, que se dediquen a analizar cuentas totalmente inmateriales o sin riesgo, con un nivel de detalle excesivo.
Aunque es un mantra muy repetido, debemos insistir en que los auditores no somos revisores contables y que nuestro trabajo se debe centrar en identificar los riesgos y minimizarlos en la medida de los posible. Eso exige un gran trabajo de planificación y análisis de controles a los que, en muchas ocasiones, no se les dedica el tiempo suficiente al priorizar la cifra sobre el riesgo.
Mientras no se cambie esta actitud, los trabajos no podrán ser eficientes y omitirán riesgos que con la dedicación necesaria no se pasarían por alto.
Espero que estas ideas os puedan servir para mejorar los sistemas de trabajo y si tenéis alguna otra propuesta que nos pueda servir, por favor, no dudéis en compartirla.
