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AuditoriaControl de calidad

LOS PROCESOS DE SUPERVISIÓN Y REVISIÓN EN LOS SISTEMAS DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD DE DESPACHOS Y FIRMAS DE AUDITORIA

By 14 de mayo de 2012No Comments

INTRODUCCIÓN

En la actualidad, muchos despachos y firmas de auditoría están inmersos en los procesos de instauración de sistemas de control de calidad interno a fin de poder cumplir con la nueva normativa de calidad (NICC1) emitida por el ICAC el pasado mes de octubre de 2011 que obliga a ponerlos en marcha no más tarde del 1 de enero de 2013.

Uno de los aspectos, tal vez uno de los de mayor relevancia de la norma, se refiere a la revisión y supervisión de los encargos de auditoría y cómo el auditor hs de dejar evidencia de la realización de los procedimientos de verificación destinados a garantizar que la ejecución de los trabajos ha sido realizada de acuerdo con las normas técnicas y de ética profesional y que los informes emitidos lo fueron conforme a las circunstancias.

La norma citada es bastante confusa debido a la más que  desafortunada redacción derivada de una deficiente traducción lo que provoca numerosas dudas que no hacen nada fácil la tarea de diseñar un adecuado sistema de gestión y control de calidad (SGCC)[1]. El material de referencia que se supone debería servir de aclaración y complemento sólo consigue aumentar la confusión.

Este artículo tiene el propósito de aclarar los conceptos a tener en cuenta en el diseño del SGCC y sobre todo ayudar a muchos auditores, especialmente a los denominados de «pequeña dimensión», en la tarea de confeccionar su manual de calidad en el que deberán recoger las políticas y procedimientos relativos a la supervisión y revisión de los trabajos de auditoría.

CONCEPTOS PREVIOS

Los requerimientos que la nueva norma obliga a los auditores sobre la verificaciones y controles a realizar en los trabajos realizados no es algo nuevo. Al contrario, ya constaban en las normas técnicas de 1991 y en la correspondiente norma de control de calidad de 1993, ambas emitidas por el ICAC[2]. Por lo tanto, los trabajos de auditoría se supone que son convenientemente revisados y supervisados.  Lo nuevo es que debe de disponerse de sistemas que describan cómo se realizan dichas tareas y la forma como se deja constancia  de la efectiva realización de los procedimientos de control de calidad.

La NICC1 define con precisión los términos y conceptos a utilizar en relación con los procesos de verificación y que ya expuse en el artículo publicado por la Revista Partida Doble en su número 236 (octubre 2011).

Básicamente la norma distingue dos tipos de controles de calidad:

Sobre los trabajos o encargos de auditoría (verificaciones operativas)

A realizar antes de la emisión de los informes de auditoría

Sobre el SGCC (seguimiento del sistema)

A aplicar sobre el sistema (SGCC) considerado como un todo, a fin de comprobar que el sistema funciona tal y como ha sido diseñado.

De acuerdo con la clasificación anterior, en el siguiente cuadro, incluido en el artículo antes citado, se muestran los diferentes elementos que conforman el proceso de verificación de un SGCC:

ALCANCE

NOMBRE

DESCRIPCIÓN

Encargos

Supervisión y revisión de los encargos

A realizar por los responsables del trabajo durante la ejecución de los encargos para garantizar el cumplimiento de las normas de control de calidad y la corrección de los informes de auditoría.

Revisión control calidad del encargo (EQCR)[1]

Proceso de verificación complementario a realizar por otro auditor sobre aquellos encargos previstos en la normativa en vigor o sobre los que la firma  establezca.

Sistema Control de Calidad (SCC)

Seguimiento SCC

Proceso realizado por la propia firma para verificar que el sistema de control de calidad es pertinente, adecuado y  funciona.

Control externo SCC

Cuando es realizado por el ente regulador, las corporaciones profesionales o empresas certificadoras de calidad.


[1] Acrónimo correspondiente a su expresión anglosajona Engagement Quality Control Review.

En el siguiente gráfico se muestran cada uno de ellos:

Los dos términos de la parte inferior hacen relación a las verificaciones a realizar «en caliente» es decir, antes de la emisión y entrega del informe; mientras que los dos superiores se refieren a la verificación sobre el propio SGCC que se encuadra dentro de lo que la norma denomina «Seguimiento del Sistema» .

En este artículo únicamente se abordan los aspectos relacionados con la supervisión y revisión de los encargos. La revisión de control de calidad de los encargos (EQCR), cuyo procedimiento ha de constar en el manual de calidad, se tratará en un artículo posterior.

SUPERVISION DE LOS ENCARGOS

Como se ha indicado anteriormente, el proceso de supervisión se centra en las tareas relacionadas con la vigilancia y control de trabajos. En este sentido y a los efectos de confección del manual,  a continuación se formulan algunas propuestas que, en relación con la supervisión de los trabajos, podrían tenerse en cuenta:

NOMBRE-TITULO DESCRIPCION
General La supervisión se refiere al examen y verificación continua a realizar en todos y cada uno de los encargos de auditoría.
Grado de avance Vigilar el grado de cumplimiento del trabajo para conocer si se alcanzarán los objetivos previstos y se podrán cumplir las fechas prevista de emisión y entraga del informe.
Horas incurridas Controlar las horas incurridas y su comparación con las previstas, analizando las causas de las desviaciones producidas.
Identificación y resolución de problemas A medida que avance la ejecución del encargo, los acontecimientos y situaciones que surjan, serán tratadas y resueltas bien por el jefe de equipo como, en su caso, por el auditor responsable. En el supuesto de que tales hechos sean relevantes y afecten al desarrollo del trabajo, se deberá dejar constancia en los papeles de trabajo, e incluso informar al cliente, sobre el eventual efecto que pudiera tener bien sobre el contenido de nuestro informe como sobre el cumplimiento de la fecha de terminación del trabajo.
Cumplimiento de la planificación prevista Se comprobará que las instrucciones y procedimientos planificados han sido adecuadamente comprendidos y puestos en práctica. Caso de ser necesario, se modificarán las cifras de Importancia Relativa (IR) y de Error Tolerable (ET) de acuerdo a las nuevas circunstancias y hechos ocurridos y no previstos en la fase de planificación, los cuales podrán, en su caso, exigir la modificación de los procedimientos de auditoría a aplicar.
Necesidad de formular consultas técnicas Se identificaran aquellas materias y situaciones que requieran consultas técnicas, tanto internas como externas. Su tramitación se llevará a cabo de acuerdo con lo dispuesto en el procedimiento específico E)01/02 Emisión y resolución de consultas[4].
Necesidad de contar con la colaboración de expertos independientes Se adoptarán las decisiones necesarias respecto a la eventual necesidad de contar con la colaboración de expertos independientes sobre asuntos ajenos a contabilidad y auditoría y de los que carezcamos de los conocimientos y experiencia suficientes. Su tramitación se atendrá a los dispuesto en el procedimiento específico E)01/09 Colaboración de expertos independientes.
Conflictos o amenazas a la independencia Se resolverán los conflictos o amenazas de independencia sobrevenidas y no contempladas en la fase inicial o bien de aquellas otras causas que supongan la imposibilidad absoluta para continuar con el trabajo y que nos pudiera obligar a la renuncia del encargo.
Incumplimientos identificados o limitaciones sobrevenidas Identificar incumplimientos (ajustes y reclasificaciones) o limitaciones al alcance que deban ser analizados por el auditor responsable para su eventual comunicación al cliente, así como para evaluar su posible efecto en el informe de auditoría.
Reuniones de seguimiento A celebrar por el auditor de cuentas con los jefes de equipo de los trabajos a su cargo, a fin de analizar la situación de cada uno de ellos.
Trabajos sujetos a revisión de calidad del encargo (EQCR) En aquellos trabajos que requieran revisiones de calidad del encargo (EQCR), se aplicarán sistemas de supervisión especiales al objeto de garantizar que las revisiones se realizan adecuadamente y que las fechas previstas de emisión del informe no se verán afectadas.
Documentación de los procesos de supervisión Las verificaciones anteriores relativas a la supervisión de los trabajos se documentarán  adecuadamente en los papeles de trabajo bien por el propio auditor responsable como por los miembros del equipo profesional, de acuerdo con su rango y responsabilidades asumidas.

 REVISION DE LOS TRABAJOS

Si la supervisión de los encargos hace referencia a la vigilancia del desarrollo de los mismos, la revisión se centra en la verificación del cumplimiento de la normativa y la apropiada ejecución de los procedimientos de auditoría.

En este sentido y al igual que en el apartado anterior, a continuación transcribo algunas consideraciones incluidas en nuestro manual de control de calidad:

NOMBRE-TITULO DESCRIPCION
General La revisión del encargo se entiende como el proceso de verificación permanente de los encargos, tanto por parte del personal asignado a los mismos como por los jefes de equipo y el auditor responsable a fin de garantizar que los trabajos se realizan de conformidad con las normas técnicas y que los informes se emiten de acuerdo a las circunstancias.
Revisión continua
  • Quien realice un trabajo o tarea de auditoría, antes de darla por terminada, verificará que ha sido correctamente completada y que el papel de trabajo que lo acredita contiene toda la información relativa a las pruebas realizadas, las evidencias obtenidas y que los comentarios y las conclusiones han sido claramente formulados.
  • En los papeles de trabajo además de contener los resultados y las evidencias obtenidas, se dejará constancia de quién y cuándo fueron cumplimentados y revisados.
  • El jefe de equipo revisará periódicamente la ejecución y cumplimiento de los procedimientos de auditoría planificados.
Revisión de las cuentas anuales Las cuentas preparadas por el cliente se revisarán a fin de  comprobar su concordancia con la información que figura en sus registros contables y que su contenido cumple con los requisitos de información mínima establecida en el marco normativo y legal que le sea de aplicación. A tal fin se cumplimentarán los procedimientos y formularios de AG)20 Memoria y Cuentas Anuales cuyo contenido y desarrollo dependerá del tipo cuentas anuales preparadas por el cliente.
Revisión del informe de auditoria El borrador del informe, su presentación ante el cliente y la posterior emisión del informe definitivo, será objeto de un minucioso proceso de revisión cuya cumplimentación se atendrá a las especificaciones contenidas en el formulario AG)30 Conclusiones e informe de auditoría.
Puntos a revisar Con carácter previo a la emisión del informe, el auditor responsable revisará los trabajos a su cargo y relacionará en el formulario denominado AG)40/01 Puntos a revisar los incumplimientos o los pasos de programa incorrectamente completados, así como cualquier aclaración adcicional a realizar por quién realizó el trabajo.
Cierre puntos de revisión Una vez resueltas las deficiencias y las omisiones observadas, y siempre con carácter previo a la emisión del informe, el auditor de cuentas responsable del trabajo cerrará el formulario dando por concluido el proceso de revisión.
Revisión por áreas Todas las áreas contables, así como otras secciones del Máster de Auditoría, disponen de cuestionarios de revisión (REV) diseñados para verificar que han sido cumplidas las prescripciones establecidas en este manual operativo. Cuestionarios cuya relación se encuentra recogida en el formulario AG)40/02 Relación de cuestionarios de revisión por áreas cuya cumplimentación corresponderá al el jefe de equipo y su verificación al auditor de cuentas responsable del encargo.
Cuestionario de revisión global del encargo El auditor de cuentas responsable del trabajo cumplimentará el formulario AG)40/REV «Cuestionario final de revisión del encargo» en el que hará constar el resultado de la revisión global del encargo.
Documentación de los procesos de revisión de los encargos Las verificaciones anteriores relativas a la revisión de los trabajos, se documentarán adecuadamente en los papeles de trabajo bien por el propio auditor responsable como por los miembros del equipo profesional, de acuerdo a su rango y responsabilidades asumidas.

 CONTENIDO DEL MANUAL

Como se ha indicado anteriormente, el manual de control de calidad interno deberá disponer dentro del denominado manual operativo, de una sección o procedimiento específico que contemple las políticas y procedimientos a aplicar en la realización de las tareas de supervisión y revisión de los encargos de auditoría[5].

Los procedimientos generales así como los específicos deberán disponer de un esquema prefijado con los siguientes contenidos:

  • – Objetivo
  • – Política
  • – Alcance
  • – Responsabilidades
  • – Indicadores (cuando se requiera medir grados de cumplimiento)
  • – Diagrama de proceso
  • – Desarrollo (con el detalle de los procedimientos a aplicar)
  • – Documentación
  • – Formularios y formatos a utilizar

FORMULARIOS A UTILIZAR

En los procesos de supervisión y revisión se aconseja utilizar formularios que a modo de modelos o plantillas sirvan como evidencia de que los procesos de control y verificación han sido efectivamente realizados[6].  En este sentido es especialmente recomendable disponer de una batería de modelos y cuestionarios sobre los que dejar evidencia de que han sido llevadas a cabo las debidas comprobaciones de control. Las corporaciones emiten periódicamente guías y modelos para la realización de determinadas tareas como por ejemplo los cuestionarios publicados el pasado año por el Instituto de Censores Jurados de Cuentas de España para la revisión de las cuentas anuales normales y consolidadas.

CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA PARA LAS FIRMAS DE PEQUEÑA DIMENSIÓN

La NICC1 hace referencia en varios de sus requerimientos y material complementario, a la necesidad de flexibilizar determinados procedimientos de control en despachos de auditores individuales y en las denominadas firmas de pequeña dimensión. Ello supone que para el caso que nos ocupa, la amplitud y detalle de las verificaciones a realizar podrán flexibilizarse en este tipo de firmas, sin embargo la amplitud y naturaleza de tales comprobaciones estarán más condicionadas al tamaño, complejidad y riesgo de las empresas auditadas que a la dimensión de la firma auditora.

CONCLUSION FINAL

Los procesos de supervisión y revisión de los trabajos de auditoría justifican la adopción de unas políticas y procedimientos bien diseñados que contribuyan a que los encargos asumidos se realicen conforme a la normativa y regulación que le sea de aplicación y que los informes que emitan se correspondan con las circunstancias y las evidencias obtenidas.



[1] De las consultas que me han sido dirigidas por compañeros, la mayoría se refieren a los conceptos de supervisión, revisión y seguimiento del sistema.

[2]   Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas

[3] Acrónimo correspondiente a su expresión anglosajona Engagement Quality Control Review.

[4] Una buena práctica en la confección del manual de calidad es el desarrollo de procedimientos específicos que aborden aspectos concretos, no siempre de uso frecuente en la práctica de la auditoría, lo que permite centrar la atención en los procedimientos generales al mismo tiempo que contribuye a «adelgazar» el contenido de éstos.

 [5] Es del todo punto aconsejable el desarrollar a su vez procedimientos más detallados, denominados Instrucciones Técnicas, que aborden aspectos más concretos como por ejemplo los procesos de verificación de las cuentas anuales del cliente o los de revisión del informe de auditoría. Esta práctica no provoca una burocratización de los despachos, todo lo contrario, supone simplemente poner orden en la forma de trabajar del auditor.

[6] Uno de los aspecto más importantes aportados por la nueva normativa de control de calidad es la necesidad de dejar constancia de que los procedimientos establecidos en el SGCC se llevan a cabo. Dicho de otro modo, no basta con indicar lo que se va a hacer y hacerlos, se ha de dejar evidencia de que efectivamente se ha realizado.