Skip to main content
AuditoriaControl de calidadNormas técnicas auditoria

LA CONSERVACION DE LOS PAPELES DE TRABAJO DE LOS AUDITORES Y LA NUEVA REGULACIÓN

Como en sabido, el auditor ha de custodiar y conservar la documentación de auditoría durante los plazos legalmente establecidos. Esta obligación se encuentra expresamente establecida en las normas técnicas emitidas por el ICAC en 1991, cuyo apartado 1.6.5 indica que «El auditor de cuentas deberá conservar y custodiar durante cinco años, a contar desde la fecha del informe, la documentación de la auditoría, incluidos los papeles de trabajo del auditor que constituyen las pruebas y el soporte de las conclusiones que consten en el informe”.

Recientemente la norma de control de calidad interno (NICC1) publicada el pasado 26 de octubre de 2011 en su requerimiento 47 establece «La firma de auditoría establecerá políticas y procedimientos para la conservación de la documentación de los encargos durante un plazo suficiente para satisfacer las necesidades de la firma de auditoría o lo requerido por la normativa legal o regulatoria.»

Es el en Reglamento de la Ley de Auditoría de 28 de octubre de 2011 donde se concreta el plazo y demás aspectos relativos a la conservación de los papeles de trabajo:

«Los auditores de cuentas y las sociedades de auditoría de cuentas conservarán y custodiarán durante el plazo de cinco años, a contar desde la fecha del informe de auditoría, la documentación referente a cada auditoría de cuentas por ellos realizada, incluidos los papeles de trabajo del auditor que constituyan las pruebas y el soporte de las conclusiones que consten en el informe. En caso de existir reclamación, juicio o litigio en relación con el informe de auditoría o en el que la documentación correspondiente a que se refiere este apartado pudiera constituir elemento de prueba, siempre que el auditor de cuentas o sociedad de auditoría tenga conocimiento de tal circunstancia, el plazo se extenderá hasta la resolución o sentencia firme, o finalización del procedimiento, o hasta que hayan transcurrido cinco años desde la última comunicación o intervención del auditor de cuentas en relación con el conflicto en cuestión.

Durante los plazos a que se refiere el párrafo anterior, los auditores de cuentas y las sociedades de auditoría de cuentas serán responsables de adoptar las medidas necesarias para la salvaguarda y conservación de la documentación referente a cada trabajo de auditoría de cuentas» (art. 58.1) .

La novedad sobre la anterior regulación está en la necesidad de conservar la documentación, más allá de los cinco años y hasta su resolución cuando concurra sobre el encargo de auditoría, reclamación, juicio o litigio.

La reforma de la Ley Concursal (Ley 38/2011, de 10 de octubre) ha aportado un nuevo elemento a tener en cuenta sobre este tema, al modificar y en su caso modificar determinados aspectos relativos a las acciones a adoptar por  los administradores concursales puedan incoar contra los auditores, cuyas responsabilidades no prescriben hasta la conclusión del concurso. De lo que se induce que los auditores deberán conservar la documentación de las auditorías de las empresas concursadas hasta que el juez dicte la terminación del procedimiento.

Por todo lo anterior a continuación propongo una redacción a incorporar en la sección de Ejecución del Encargo del manual de control de calidad en relación a la conservación de la documentación de auditoría:

Se conservará durante el plazo de 5 años, a contar desde la fecha del informe, la documentación referente a cada auditoría de cuentas, incluidos los papeles de trabajo del auditor que constituyan las pruebas y el soporte de las conclusiones que consten en el informe.

Caso de existir reclamación, litigio o procedimiento judicial[1] sobre un encargo de auditoría y siempre y cuando tengamos fehaciente conocimiento de tal circunstancia[2], el plazo se extenderá hasta la resolución o sentencia firme, o finalización del procedimiento, o hasta que hayan transcurrido cinco años desde nuestra última comunicación o intervención en relación con el conflicto en cuestión.

Durante dicho período se aplicarán los procedimientos establecidos relativos a la custodia, acceso, modificación y recuperación de la documentación, y que se describe en la sección de Seguridad de la firma.



[1] La referencia al término de procedimiento judicial permite cubrir tanto los posibles juicios como los procedimientos concursales..

[2] Este es uno de los aspectos que requieren especial consideración en cuanto que no siempre el auditor tiene conocimiento o ha sido informado de que la empresa sobre la que emitió un informe de auditoría, se encuentra incursa en una reclamación, litigio o procedimiento judicial.

One Comment

  • Avatar Gustavo Acuña dice:

    Estimado Esteban, mi nombre es Gustavo Acuña Morán, de la ciudad de Guayaquil – Ecuador, tengo una compañía de auditoria cuyo nombre es ASESORANDO M.A.S. C.A. ASEMAS., formado en junio del 2005.

    En la actualidad estoy interesado en tener una corresponsalia con una Oficina de Auditores en el exterior, y luego de visitar tu página, me he dicho será que puedo plantear a Esteban, esta posibilidad ?

    La necesidad nace de un requerimiento de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros de la República del Ecuador, que para calificar a los auditores que realicen exámenes de auditoria a las compañías que están registradas en el Mercado de Valores, deben tener una membresía, Corresponsalia, y/o Representación con oficinas de auditores del exterior.

    Gracias por tu atención y espero de ser posible tus comentarios

    Saludos
    Gustavo Acuña M.