A finales del mes de enero, publiqué la cuarta y la que creía última entrega sobre el seguimiento del control de calidad interno en despachos y firmas de auditoría. Sin embargo, recientes consultas surgidas de las peticiones hechas por algunos revisores encargados de las inspecciones del ICAC previstas en el convenio de colaboración con las corporaciones para la campaña 2014, me han llevado a comentar un aspecto no abordado entonces.
Las consultas mencionadas se refieren a la petición realizada por los revisores de mostrar la documentación soporte del seguimiento hecho tanto por la propia firma como por terceros en el caso de externalización del proceso. Documentación que se concreta en los cuestionarios y trabajo realizado por el responsable del seguimiento.
En cumplimiento de la norma NICC1, el seguimiento de los sistemas de control de calidad interno es un proceso obligatorio a realizar anualmente por los despachos y firmas de auditoría. Proceso que ha de estar previsto en un plan cíclico a tres años y en un programa de seguimiento anual donde consten los elementos del sistema y registros de calidad a revisar, los socios y las áreas a inspeccionar. Seguimiento cuyos resultados y conclusiones se plasma en un informe a presentar a la Dirección de la firma.
NECESIDAD DE DOCUMENTAR EL PROCESO DE SEGUIMEINTO
Sin embargo, el proceso no termina con la confección, entrega y comunicación del informe de seguimiento sino que la firma o despacho de auditoria ha de disponer de la documentación probatoria del trabajo realizado incluyendo los programas y cuestionarios utilizados.
La necesidad de documentar el seguimiento del sistema, está contemplada en el requerimiento 57 de la NICC:
La firma de auditoría establecerá políticas y procedimientos que requieran una documentación adecuada para proporcionar evidencia del funcionamiento de cada elemento de su sistema de control de calidad. (Ref.: Apartados A73–A75)
El seguimiento es un elemento del sistema de calidad que ha de estar documentado, por lo tanto y como se ha indicado anteriormente, además del informe conteniendo el trabajo realizado, conclusiones y acciones de mejora a adoptar, debe de conservarse los cuestionarios y demás documentación utilizados en el proceso.
El apartado A73 del material complementario señala:
La forma y el contenido de la documentación que evidencia el funcionamiento de cada uno de los elementos del sistema de control de calidad es una cuestión de juicio y depende de un cierto número de factores, entre los que se incluyen los siguientes:
• La dimensión de la firma de auditoría y el número de oficinas.
• La naturaleza y la complejidad de las actividades y de la organización de la firma de auditoría.
Por lo tanto, el seguimiento, como un elemento más del sistema de control de calidad interno, dispondrá de los registros de calidad que acrediten el cumplimiento de los requerimientos establecidos por la firma.
El apartado A74 establece los registros de calidad mínimos que han de formar parte de la documentación de calidad de la firma:
Una documentación adecuada relativa al seguimiento incluye, por ejemplo:
- Procedimientos de seguimiento, incluido el procedimiento para la selección de encargos terminados que han de ser inspeccionados.
- Un registro de la evaluación:
– De la adopción de las normas profesionales y de los requerimientos normativos aplicables;
– De que el sistema de control de calidad ha sido adecuadamente diseñado e implementado eficazmente; y
– De que se han aplicado adecuadamente las políticas y los procedimientos de la firma de auditoría, de tal modo que los informes emitidos por la firma de auditoría o por los socios de los encargos sean adecuados en las circunstancias.
- La identificación de las deficiencias detectadas, una evaluación de su efecto y del fundamento para la determinación, en su caso, de las medidas adicionales que son necesarias.
De acuerdo con lo anterior y simplemente a modo de ejemplo, la documentación de calidad relativa al seguimiento del sistema contendría los siguientes registros:
– Mandato. Designación para la realización del seguimiento o carta de encargo en el caso de externalización.
– Programa de seguimiento anual y plan cíclico firmados por la dirección.
– Programa de actuación tanto para el seguimiento del sistema como de la inspección de los encargos.
– Criterio de selección del o de los encargos a inspección.
– Copia de la documentación solicitada previa a la realización de la visita.
– Cuestionarios utilizados.
– Copia del informe remitido a la Dirección conteniendo el trabajo realizado, las conclusiones y las acciones a adoptar, distinguiendo las de carácter inmediato (incumplimiento) de las recomendaciones de mejora (observaciones).
– Comunicación y reuniones[1]
La guía orientativa de implantación de sistemas de control de calidad para pequeñas y medianas firma de publicada en el 2012 por el ICJCE aporta magníficos modelos de cuestionarios y de informe de seguimiento, a utilizar tanto en los procesos internos como en los externalizados.
CONSIDERACIONES PARA LAS FIRMAS DE PEQUEÑA DIMENSIÓN
Como indica el apartado A75 de la norma, las firmas de pequeña dimensión pueden “pueden utilizar métodos más informales para la documentación de sus sistemas de control de calidad, tales como notas manuscritas, listados de comprobaciones y formularios”. Dicho de otra manera, se ha de disponer la documentación relativa a la realización y las conclusiones alcanzadas en el proceso de seguimiento, con independencia del tamaño de la firma, si bien en el caso de los despachos individuales y pequeñas firmas, puede reducirse su extensión y sobre todo su formalismo[2].
CONSIDERACIONES PARA LOS SEGUIMIENTOS EXTERNALIZADOS
Como se ha indicado, la obligación de documentar el seguimiento del sistema es independiente de si se realiza por la propia firma o por un auditor o firma de auditoria externa. Por lo tanto, al término del trabajo, el responsable externo del seguimiento deberá poner a disposición del revisado tanto el informe final, como los cuestionarios, guías utilizadas en el proceso y los formularios conteniendo las disconformidades y las acciones correctivas a adoptar,.
CONCLUSIÓN
La documentación de calidad relativa al seguimiento del sistema de control de calidad interno no se limita al informe conteniendo el trabajo realizado y las conclusiones alcanzadas, sino a los cuestionarios y programas de trabajo donde conste el trabajo realizado.
Es más, como indica el ICAC en la página 8 de su informe anual correspondiente al 2013, se ha de preparar “la documentación del proceso de seguimiento de forma que se evidencie la planificación, el desarrollo, la finalización, la comunicación de resultados y el seguimiento de las deficiencias”.
Por tanto, es legítima la petición de esta documentación realizada por los revisores que en la actualidad y conforme al convenio suscrito entre las corporaciones y el ICAC están llevando a cabo dentro de la campaña 2014.
[1] Cuando el responsable del seguimiento participe en la reunión de información a la dirección y/o al resto del personal de los resultados obtenidos, ese conveniente preparar un memorándum respecto a los comentarios puestos de manifestación, especialmente sobre los relacionados con la puesta en marcha de las acciones correctiva a adoptar. [2] Sería aconsejable que las corporaciones, al objeto de evitar problemas en los controles externos a realizar por el ICAC, establecieran los registros mínimos a incluir como documentación de calidad de los seguimientos de calidad periódicos realizados por las firmas de pequeña dimensión.
Setiembre 2014
