Hace uno días recibí un correo en relación con mis comentarios sobre la nueva normativa publicada recientemente por el ICAC, en el que un compañero y amigo me pedía consejos sobre la implantación de un sistema de calidad en su firma de auditoría. Como quiera que los comentarios y sugerencias que le indiqué pueden ser interesantes para otros profesionales de la auditoría, transcribo el contenido de aquella conversación
Las modificaciones que se introduzcan en el texto del borrador de la norma publicada en el página WEB del ICAC del 22 de diciembre pasado no serán sustanciales a fin de no cambiar el texto original de la ISQC1, Durante el periodo concedido de forma excepcional de seis meses, es decir hasta el mes de junio, está claro que las revisiones del ICAC van a continuar por lo que todos los despachos y firmas de auditoría se han de ir adaptando al contenido de la norma de referencia, para cuyo proceso puede ser conveniente tener en cuenta las siguientes consideraciones:
- No esperar a la emisión de la norma definitiva ni a las guías que puedan publicar las corporaciones profesionales para iniciar el proceso de implementar o adaptar los controles internos de calidad de acuerdo a dicha normativa.
- Se ha de tener claro que no se trata de tener un manual. Un sistema de control de calidad interno es una forma de entender y realizar el trabajo del auditor. Es una filosofía que debe impregnar todos los estamentos de la organización de la firma y no se ha de limitar a un compendio de procedimientos teóricos, mal comunicados, peor comprendidos y en absoluto puestos en práctica.
- Analizar y replantear los sistemas y procedimientos actualmente en uso en la firma. Considerar si son susceptibles de cambio o, por el contrario, pueden aceptarse como razonables y por lo tanto asumibles dentro de los esquemas de calidad requeridos por la norma.
- Establecer prioridades respecto a las áreas a organizar y que se encuentran contempladas en la NICC1. No es aconsejable abordar todos los aspectos contemplados por la norma, se debe de diseñar el proceso de forma realista y prudente evitando que se colapse el funcionamiento normal de la firma.
- Sobre la base de los procedimientos que se asuman como propios, plasmarlos por escrito al objeto que formen parte del manual interno de control de calidad. Elaborar borradores con todo aquello que se hace bien, pasarlo al equipo profesional para que lo revise y sugiera modificaciones de posibles mejoras.
- No incluir en el manual, al menos de momento, ningún procedimiento que no esté instaurado o sobre el que no exista seguridad sobre su correcta aplicación, con excepción de aquellos sobre los que se disponga de fecha de puesta en marcha.
- En la línea de lo indicado en el punto 5 anterior, es fundamental involucrar a nuestro equipo profesional, especialmente los que asuman labores de dirección y supervisión, para que aporten su experiencia y comentarios.
- El sistema de control de calidad, del que el manual no es más que su materialización documental, se ha de adaptar a la dimensión, características y actividades del despacho. Se ha de huir de los manuales estándares o de otras organizaciones. La comparación con éstos se haría, en todo caso, en un paso posterior.
- Uno de los aspectos, no demasiado complicado, pero relativamente fácil dada la documentación disponible sobre el tema, es el relativo a la confección del Código de Ética de la firma, que deberá ser acompañado, y esto sí que puede resultar algo más complicado, de las medidas de salvaguarda y de identificación de conflictos que puedan afectar a nuestra independencia.
- Establecer calendarios y fechas previstas de terminación para la elaboración y confección del manual interno de control de calidad, asignando los recursos que sean necesarios e incorporar este proceso dentro de los objetivos de la firma para los ejercicios 2011 y 2012.
- No esperar a los meses previos al uno de octubre de 2012, fecha tope para la implantación del sistema, Este es un proceso largo que requiere un proyecto dilatado pero permanente de meses.
- A medida que se vayan definiendo los procedimientos de calidad, implantarlos de forma paulatina, salvo aquellos relacionados con la ejecución sobre los que, dado el grado de avance de los mismos, no fuera posible su aplicación inmediata.
- El contenido de la norma, cuyo redactado difiere al que estábamos a acostumbrados, requiere una lectura atenta y se ha de completar con las aclaraciones y puntualizaciones que para cada “requerimiento” se describen en la parte final de la norma. Requerimientos generalistas, tienen su detalle y sugerencias para su aplicación en dicha sección (de A1 a A75).
- Con independencia de lo anterior, el borrador de Norma publicada por el ICAC, como también ocurrirá con la definitiva, recoge unos “requerimientos” mínimos, no máximos, por lo tanto cada firma deberá incluir en sus procedimientos de control y organización interna no sólo aquellos requeridos por dicha norma, sino aquellos otros que le sean de aplicación y que formen parte de su sistema propio de funcionamiento, siempre y cuando que dichos procedimientos internos no contradigan ni conculquen los principios establecidos en la norma.
- Es importante incluir el logro de los objetivos de calidad en la evaluación del personal profesional. Para ello se ha de instaurar sistemas de revisiones permanentes de los trabajos, mediante controles del grado de avance y cumplimentación de los trabajos, no esperando al final para efectuar las revisiones.
- Por último y tal vez lo más importante es el transmitir a nuestro equipo la importancia de la calidad, no como un mero cumplimiento de una norma externa, sino como medio fundamental para alcanzar los niveles de profesionalidad y servicio que esperan nuestros clientes.
