Recientemente, tal vez debido a que hemos entrado de lleno en la época dura de auditoría, se ha vuelto a tratar en charlas y artículos la necesidad cada vez más imperiosa de implementar cambios en la organización de los despachos y firmas, así como la aplicación de nuevas y eficaces herramientas para el de manejo y gestión de grandes bases de datos y la creación de protocolos informatizados para su obtención y revisión. Ello me ha recordado uno de los temas abordados durante la corta visita de mi amigo Pepe me hizo el pasado verano y a la que me referí en un anterior post.
Entre los muchos temas tratados cambiamos impresiones sobre nuestra mutua experiencia en la implantación de las normas NIA-ES y la actitud del personal ante la utilización de las nuevas tecnologías. Me interesaba mucho conocer su opinión y dificultades padecidas para contrastarlas con las de otros compañeros, así que le lancé las siguientes cuestiones:
– ¿Cómo has llevado, Pepe, los cambios de la normativa en el despacho?
– Qué quieres que te diga, pues no muy bien. Lo primero y más difícil fue la interpretación práctica de la nueva normativa. Muchos temas no estaban claros, sobre todo respecto al enfoque y nuevos tratamientos de los riesgos de auditoría y mira que no escatimamos esfuerzos en formarnos sobre la puesta en marcha de la nueva normativa. En algunos casos, como ocurría en el enfoque del cálculo de la materialidad, las interpretaciones de cada agrupación y las guías de actuación provocaron más dudas que soluciones. La siguiente dificultad fue la aplicación práctica de los nuevos enfoques y conceptos de las NIA-ES debido: al lenguaje diferente, distinto tratamiento de viejos esquemas y sobre todo el carácter generalista de muchas de sus requerimientos. Son normas hechas para las auditorías de grandes corporaciones que no son en absoluto fáciles de interpretar y aplicar en los trabajos de pequeña dimensión, como es el caso de la gran mayoría de los despachos y firmas auditoras en España.
– ¿Donde tuvisteis más problemas de adaptación de los nuevos enfoques de las NIA-ES?
– Los problemas surgieron no de los socios, que estábamos más que convencidos sobre la necesidad de cambiar muchos de los viejos enfoques de trabajo, y eso que la mayoría superamos los 55 años, cambios que los recogimos de forma general en un documento que trasladamos al resto del personal. El principal problema lo tuvimos con la resistencia al cambio por parte de los veteranos jefes de equipo y mandos intermedios, reticentes a cambiar los viejos esquemas de trabajo. Aunque te resulte increíble, Esteban, tuvimos fuertes discusiones con ellos sobre cómo implantar los cambios en temas como planificación, análisis de riesgos y tratamiento del control interno. Temas sobre los que se empecinaban en continuar con las viejas prácticas. La respuesta que siempre esgrimían era que ni entendían la necesidad de los cambios, ni les convencían los posibles beneficios relativos a la mejora de la calidad y de la eficiencia en la ejecución de los trabajos.
– Al final, ¿cómo lo habéis resuelto?
– Estamos en ello. Nos ha supuesto un gran esfuerzo y bastantes discusiones. Hemos tenido que cambiar el máster de auditoría modificando su contenido y el alcance de los programas de trabajo; hemos contratado cursos especiales, algunos con vosotros, para tratar de convencer al personal de primer nivel sobre la necesidad de adaptar nuestra metodología de trabajo, no sólo por motivos regulatorios sino como la única vía para alcanzar los niveles de calidad exigidos por la Ley de Auditoría de Cuentas y, sobre todo, poder terminar y compilar los trabajos dentro en los plazos previstos.
– ¿A qué atribuyes esa resistencia al cambio?.
– No hay una única razón, la más clara en mi opinión es el natural rechazo a modificar los métodos de trabajo y la desazón que produce en los jefes de equipo la toma de nuevas decisiones relativas a cómo realizar las auditorías de acuerdo al nuevo marco normativo enfocado en la detección de incorrecciones materiales y la identificación y evaluación de los riesgos que las puedan generar. Por ejemplo, uno de los conceptos que más nos ha costado incorporar es la relevancia que la nueva normativa concede a la materialidad como elemento fundamental sobre la que basar la estrategia y el plan de auditoría. El enfoque anterior asumido por el auditor, más próximo al del revisor contable, ya no tiene sentido en el actual marco normativo, lo que ha provocado que el auditor experimentado cambio la forma de enfocar, planificar y ejecutar los trabajos. Resistencia que inevitablemente se transmite al resto de la cadena de mando con sus consecuencias negativas en la calidad y eficiencia de los trabajos.
Afortunadamente, al día de hoy día podemos afirmar que la asunción de la nueva normativa y los nuevos enfoques de trabajo, salvo alguna excepción, han sido asumida y puesta en marcha de cara a la nueva campaña. Por cierto, he de reconocer que los más proclives al cambio han sido los auditores de menor nivel, sobre todo respecto a la utilización y aplicación de nuevas tecnologías.
– En relación con este tema: ¿cómo estáis aplicando las nuevas tecnologías? ¿habéiss tenido las mismas dificultades?
– Bueno, esta es otra historia, la resistencia no ha sido tan fuerte. Curiosamente como te he comentado es el personal junior el que ha mostrado más entusiasmo y disposición favorable al cambio; de hecho, son los que mejor y más eficazmente están utilizando las nuevas prestaciones de la hoja de cálculo Excel para el obtención y gestión de datos. Salvo alguna excepción, sus jefes no muestran el mismo grado de respuesta y no están dedicando el tiempo necesario para autoformarse en estas nuevas técnicas ni, y eso me preocupa, a la creación de protocolos que estandaricen tareas rutinarias y repetitivas que permitan reducir los tiempos de ejecución de los trabajos. Se pierde un tiempo precioso en la extracción y tratamiento de las bases de datos de los clientes que, con las nuevas técnicas, pueden reducirse drásticamente.
Aquella conversación me vino a la memoria cuando recientemente mi hijo David, de regreso de un congreso de friquis en PowerBI (Excel), me soltó a bocajarro que los auditores estaban anclados en el pleistoceno[1]. Cuando le pedí que me lo explicara me comentó que las nuevas tecnologías y prestaciones de aplicaciones generalistas como el Excel, no eran ni conocidas ni asumidas por la gran mayoría de los despachos y pequeñas y medianas firmas de auditoría, perdiendo así la oportunidad de mejorar de forma fácil y económica su actuales sistemas de trabajo con una herramienta que, de hecho, utilizan habitualmente como es el EXCEL. En su opinión, los viejos métodos, las clásicas hojas de cálculos, las repetitivas y tediosas extracciones de datos, los muestreos estadísticos y las circularizaciones mal enfocadas y peor evaluadas, se mantienen como procedimientos arcaicos que se han de actualizar y potenciar mediante la utilización de las nuevas versiones y prestaciones de la hoja de cálculo EXCEL[2] o de otras aplicaciones específicas de gestión y tratamiento de bases de datos.
En este sentido es curioso comprobar como el tema de las implementación de las nuevas tecnologías en la auditoría de cuentas está siendo también abordado en otras latitudes, como está ocurriendo en Méjico. La edición de octubre 2019 de la revista Contaduría Pública editada por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos del pasado octubre del 2019, abordaba el tema de la Transformación Digital y el Futuro de la profesión y cambio de paradigmas para responder a los nuevos retos (ver PDF).
Para conocer y evaluar el grado de utilización de las herramientas informáticas en la práctica del contador público, el Instituto realizó una encuesta entre sus miembros cuyas conclusiones fueron las siguientes:
- Se confirma el poco uso de herramientas de control de tareas y tiempos para medir el desempeño y mejorar la productividad del equipo de trabajo y, por lo tanto, la rentabilidad de las firmas de Contadores Públicos como negocios. La mayoría (61.9%) no las utiliza.
- El uso de las TIC en la práctica profesional del contador público se estima sólo en un 31%.
Como resultado, propone las siguientes recomendaciones y acciones:
- De ámbito académico, de forma que se incorporen la formación en las nuevas tecnologías dentro de los programas de estudio relativos a auditoría y contabilidad.
- Profesión organizada, instando a las corporaciones profesionales, (en su caso al propio Instituto Mexicano de Contadores) a organizar actividades formativas para difundir e instruir sobre las nuevas tecnologías y su aplicación práctica en los trabajos de auditoría.
- Desarrollo personal del Contador Público. Considerar la adopción de estas herramientas como una oportunidad de especialización y/o competitiva para el profesional y de mejora de su práctica profesional.
- Uso de herramientas para mejorar la gestión de las firmas de Contadores. Aprovechar y mejorar el uso de las aplicaciones de contabilidad que se manejan en las empresas para ahorrar tiempo en los procesos de reportes fiscales y financieros. Para mejorar la gestión de tareas podría utilizarse algún software o App; por ejemplo, Asana o Monday, incluso, ya existen en el mercado algunos programas especializados para firmas de Contadores Públicos.
CONCLUSIÓN
Muchos auditores deben de salir del pleistoceno en el que están anclados y adaptarse a las nuevas necesidades y cambios que se están produciendo en el mundo real empresarial que les rodea y al que deben de atender y prestar el mejor servicio posible. Ya no se trata de una recomendación sino de una urgente decisión que han de adoptar los responsables de los despachos y firmas de auditoría para adaptar la práctica profesional al nuevo entorno para lo cual es imprescindible diseñar planes de actuación para modificar tanto los sistemas organizativos como los procedimientos aplicados en la ejecución de los trabajos.
Esteban Uyarra Encalado
Marzo 2019
[1] Primera del período cuaternario, que abarca desde hace 2 millones de años hasta hace 10 000 años
[2] El Instituto de Censores Jurados de Cuentas de España ha iniciado un ambicioso plan formativo destinado a dar a conocer e instruir a sus miembros sobre las prestaciones y utilidades de esta aplicación en el trabajo del auditor en cuanto a la extracción, tratamiento y gestión de bases de datos, incluidas aquellas consideradas como Big Data con más de un millón de registros.
