Uno de los temas, entre otros muchos, que la actual Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas ha sorprendido a muchos auditores, es el relacionado con la compilación de la documentación al establecer en su artículo 29.2 que “el archivo de auditoría se cerrará en el plazo máximo de 60 días a partir de la fecha del informe de auditoría”.
Este nuevo precepto, como otros de la nueva Ley, responde al proceso asumido por el legislador para adaptar la legislación interna española a los cambios incorporados en la normativa de la Unión Europea aplicable a la actividad de la auditoría de cuentas.
La compilación no es algo nuevo, y menos para los que hemos trabajado en firma internacionales. A efectos normativos su primera aparición fue en la Norma de control de Calidad Interna (NCCI), requerimiento 45 y el apartado A54. Posteriormente, la NIA-ES 230 relativa a la Documentación de Auditoría en sus requerimientos 14, 15 y 16, hace referencia a este proceso y al plazo en que debe realizarse al establecer que la compilación ha de realizarse en los 60 días siguientes a la fecha del informe de auditoría (apartado A21).
El proceso de compilar la documentación ha sido y es una práctica de auditoría habitual en las grandes firmas que, como otros aspectos y procedimientos, han conformado la normativa reguladora de la actividad profesional. La diferencia con la normativa aludida en el párrafo anterior es el carácter de prescripción legal que la nueva LAC confiere al proceso de compilación. Precepto que entró en vigor el 20 de julio de 2015.
De acuerdo con el artículo 73 apartado l) de la LAC el incumplimiento de lo dispuesto en el artículo 29, incluido el plazo de compilación, está tipificado como falta grave, lo que puede conllevar una sanción económica de un importe mínimo de 6.001 euros y un máximo de 18.000 euros en el caso de auditores individuales y del 3% de lo facturado en auditoria con un mínimo de 12.000 euros, en el caso de firmas o sociedades de auditoría.
PERO, ¿QUÉ ES Y CÓMO SE REALIZA EL PROCESO DE COMPILAR LOS PAPELES DE TRABAJO?
Este artículo en sus dos entregas previstas abordará los diferentes aspectos relacionados con esta, para muchos, novedosa y obligatoria tarea administrativa a realizar por los auditores de cuentas precisamente en la época en la que nos encontramos, una vez terminados los trabajos y emitidos los correspondientes informes de auditoría [1].
CONCEPTO
Con carácter previo se ha de dejar claro qué se entiende por compilación. Según el apartado A22 de la NIA-ES 230: “La finalización de la compilación del archivo final de auditoría después de la fecha del informe de auditoría es un proceso administrativo que no implica la aplicación de nuevos procedimientos de auditoría o la obtención de nuevas conclusiones”. El mismo apartado matiza:
“Sin embargo, pueden hacerse cambios en la documentación de auditoría durante el proceso final de compilación, si son de naturaleza administrativa. Ejemplos de dichos cambios incluyen:
- La eliminación o descarte de documentación reemplazada.
- La clasificación y ordenación de los papeles de trabajo, el añadido de referencias entre ellos.
- El cierre de los listados de comprobaciones finalizados, relacionados con el proceso de compilación del archivo.
La documentación de la evidencia de auditoría que el auditor haya obtenido, discutido y acordado con los correspondientes miembros del equipo del encargo antes de la fecha del informe de auditoría.
Por lo tanto, el proceso de compilación supone organizar, seleccionar y verificar la documentación que forma parte de la evidencia documental del trabajo realizado y de las conclusiones alcanzadas por el auditor, incluidas las contenidas en su informe de auditoría.
Sin embargo, es el requerimiento 15 de la citada norma lo que diferencia el proceso de compilación de una revisión y organización de los papeles de trabajo (PT) al establecer que. una vez compilada la documentación, no podrá ser modificad ni alterada salvo situaciones y casos especiales, siempre bajo la preceptiva autorización.
Dicho de otro modo, para que la compilación sea efectiva es imprescindible que la documentación compilada tenga restringido su acceso a fin de asegurar su integridad, custodia y confidencialidad.
También se ha de tener en consideración lo indicado en NIA-ES 230 antes mencionada, que la compilación se ha de llevar a cabo una vez obtenidas todas las evidencias con las que sustentar nuestras conclusiones y opinión de auditoría, ello supone que los procedimientos planificados han sido cerrados y revisados y por lo tanto no es admisible la incorporación a los papeles de trabajo de nuevas evidencias una vez emitido el informe.
Por lo tanto, la compilación no es la realización de copia de seguridad habitual de los ficheros de auditoría, ni tampoco el proceso de revisión y cierre de los papeles y áreas de trabajo. Tampoco sirve como prueba de que se ha realizado la compilación, la emisión de una declaración del auditor firmante en la que manifieste que se han revisado todos los papeles de trabajo y que ya no se admite nueva documentación adicional del encargo.
PASOS A REALIZAR PARA LA COMPILACIÓN
Como se ha indicado, compilar supone dos procesos diferenciados: a) revisión de la documentación y b) acceso restringido a la documentación compilada.
Los procedimientos a aplicar variarán según se trate de documentación en papel o en soporte informático.
REVISIÓN PREVIA DE LOS PT
Una vez emitido el informe y efectuados los procedimientos de auditoría y realizado el proceso de revisión del trabajo, se ha de organizar la documentación obtenida por los auditores lo que supone:
- Que los PT están debidamente referenciados y archivados en sus correspondientes carpetas o directorios (soporte informático).
- Que, cuando sea aplicable, las referencias cruzadas o las vinculaciones a archivos informáticos son correctas y funcionan.
- Que no exista PT pendientes de referenciar y archivar. Caso de no ser ni relevante ni pertinente, proceder a su destrucción.
- Eliminar la documentación duplicada.
- Que se ha verificado que la documentación es válida., lo que significa que se le atribuye la calificación de evidencia de auditoría y que es pertinente y relevante.Que siempre que sea posible, escanear la documentación obtenida en soporte papel, no sin antes verificar que constan las referencias, tildes, cruces a otras referencias, mención de quién los realizó y verificó, y su origen o fuente.
- Que se han revisado aquellos correos electrónicos con la entidad o con terceros que, por su relevancia y contenido, se consideren evidencias de auditoría, archivándolos en papel o en formato HTML o PDF dentro de su correspondiente carpeta o directorio.
- Que los papeles se han completado adecuadamente y su contenido describa de forma clara el trabajo realizado, los comentarios y en su caso las conclusiones y hallazgos alcanzados.
- Que en los PT consta de forma expresa quién los realizó y verificó y que, caso de estar contemplado en la normativa interna de la firma o despacho, la fecha de su realización y verificación.
- Que se ha llevado a cabo los procedimientos de cierre establecidos en la aplicación informática utilizada.[2]
La documentación de auditoría a compilar ha de ser integra lo que supone que todos los PT relacionados con el encargo se archiven en sus correspondientes carpetas o directorios de trabajo, lo que no impide que determinados documentos por su confidencialidad y relevancia se custodien fuera de los papeles a compilar como es el caso de las cartas propuestas, el informe de auditoría firmado, las cuentas formuladas por el cliente o la evaluación del desempeño realizadas a los miembros del equipo interviniente, entre otros. La documentación original no incluida se archivará y custodiará conforme a los procedimientos que cada firma establezca en su manual de calidad interno.
PROCESO DE COMPILACIÓN
Una vez terminado el proceso de revisión de la documentación de auditoria se procederá a su empaquetado, compresión y, en su caso, encriptación como archivo restringido.
Como se ha indicado anteriormente, el proceso de compilación variará según se trate de documentación en papel o en ficheros informático.
En relación con la documentación en soporte informático, determinadas aplicaciones disponen de controles que impide la modificación de la información y los ficheros de una auditoria una vez cerrada o transcurrido un determinado plazo desde la emisión de informe.
El programa GESIA ha incorporado una novedosa herramienta para facilitar el proceso de compilación mediante tres pasos diferenciados:
- comprobaciones previas al empaquetado y encriptado de los ficheros informáticos,
- crear un fichero comprimido y en su caso,
- encriptar el fichero mediante clave de seguridad.
Como parte del proceso se genera un documento a firmar por el auditor responsable del trabajo (ver PDF) en el que declara haber realizado el proceso de revisión de la documentación compilada y establecidos los mecanismos que impida el acceso no autorizado a la misma.
El proceso únicamente afecta a los archivos informáticos existentes en el directorio o directorios conteniendo documentación del encargo. La compilación de la documentación en papel será tratada en la segunda y última parte de este artículo.
El siguiente paso requiere seleccionar los directorios y ficheros que será cerrados mediante las opciones que figuran en la siguiente pantalla.
Dicha 
selección y el correspondiente compilado, no inhabilita los ficheros existentes, los mantiene como consulta o para su eliminación posterior, una vez comprobada la existencia de copias de seguridad y de la correcta realización del proceso de compilación.
Señalar que sea cual fuere el método de compilación que cada firma utilice, ha de responder al procedimiento establecido en su correspondiente manual de control de calidad interno.
En una próxima entrega, se abordarán aspectos relacionados con el archivo y custodia de la documentación compilada, así como de las situaciones justificadas de modificación de dicha documentación y sobre algunas sugerencias prácticas que permitan realizar este proceso en plazo.
Esteban Uyarra Encalado
Julio 2017
[1] Este artículo es un resumen del curso que sobre “Cierre y compilación de papeles de trabajo” impartí vía Online el pasado mes de junio.
[2] La aplicación GESIA dispone de un formulario en el que se relaciona los diferentes pasos a cumplimentar antes de dar por cerrada la auditoría terminada.
