Terminadas las vacaciones estivales y como si fuéramos escolares, nos incorporamos a nuestras obligaciones que, en nuestro caso, es volver a nuestros puestos de trabajo en los despachos de auditoría, con nuevos bríos y con las mejores intenciones para la nueva campaña.
Como siempre y tras los primeros días de toma de contacto, retomamos los temas que quedaron pendientes antes de nuestra marcha, cerramos los encargos terminados, lo que ahora se ha dado por llamar compilación de la documentación de auditoria y sobre todo, como todos los años, nos toca seleccionar los papeles de trabajo que han de ser destruidos. En esta tarea estamos estos días.
Como quiera que considero tan importantes las salvaguardias y cautelas para la conservación de los papeles como para su destrucción, he considerado que puede ser interesante para muchos compañeros de las denominadas firmas de auditoría de pequeña dimensión, el presentar algunas cuestiones relacionadas con el proceso de eliminar los papeles de trabajo.
Durante los años en que asumí la responsabilidad de la dirección de administración en una oficina de una firma internacional, tuve ocasión de comprobar la relevancia concedida al proceso de destrucción de la documentación de auditoría y el rigor con el que era llevado a cabo. Los pasos a seguir estaban perfectamente regulados y se concretaban en las tareas de identificación, autorización y destrucción de la documentación, tanto de auditoría como de administración. Procedimiento sobre el que me he basado para su inclusión en nuestro sistema de control de calidad interno dentro del procedimiento específico de documentación de auditoría, obviamente adaptado a las características y tamaño de nuestra firma.
En relación con este tema el pasado mes de febrero publiqué en este mismo blog un post relacionado con la documentación de auditoría y al que la norma de control de calidad interno NICC1 concede una extensa y especial atención.
Dicha norma de calidad hace especial mención a la conservación de la documentación, pero no detalla, como es lógico, los pasos a seguir cuando, cumplidos los plazos y condiciones establecidos para el mantenimiento de loa archivos, se ha de proceder a su eliminación.
Como es obvio las cautelas que se han de considerar antes de proceder a su destrucción son entre otros los siguientes:
a) Verificar que se han cumplido los plazo establecidos.
b) Que, habiéndolos cumplido, no existen circunstancias, como por ejemplo estar la empresa auditada en procesos concursales u otros procedimientos judiciales que obliguen a conservarla hasta que el juez dicte la resolución de los mismos.
c) Otras razones que, a juicio del responsable del encargo, justifique conservar la documentación (un ejemplo de este tipo de motivos sería mantenerla por tratarse de un encargo especial, por haberlo solicitado expresamente el cliente o por estar el encargo sujeto a una inspección técnica por el ICAC).
d) Que toda la documentación a eliminar ha de estar identificada y autorizada por el responsable de cada encargo. Autorización que ha de realizarse en los formularios preparados al efecto.
e) Que el proceso de destrucción garantice la completa eliminación de la documentación seleccionada y aprobada[1].
Un ejemplo de los pasos a seguir para la destrucción de papeles de trabajo dentro del procedimiento específico de “Documentación de auditoria” podría ser el que consta en nuestro manual de control de calidad interno:
Una vez al año, preferiblemente en el mes de setiembre, se procederá a la selección de la documentación de auditoría de ejercicios anteriores que supere el plazo de conservación previsto, para lo cual los jefes de equipo de cada trabajo completarán el formulario E)AQ/03 (ver ejemplo en PDF) Registro destrucción documentación con la lista de los documentos propuestos para su destrucción.
El auditor (socio) responsable de los diferentes encargos que constan en el formulario E)AQ/03, verificará la procedencia o no de su destrucción y visará al pie del formulario la aprobación para su destrucción. Las documentaciones que deban conservarse, se señalarán de forma expresa por el socio responsable del encargo, con mención expresa de las razones que justifican su conservación y se retirará de la documentación a destruir.
Durante el proceso de identificación de la documentación a destruir, el socio responsable tendrá en consideración no sólo el cumplimiento de los plazos mínimos establecidos en la normativa vigente sino otras consideraciones como procedimientos concursales o judiciales en los que esté incurso el cliente, posibles reclamaciones de terceros, u otras razones que justifique la conservación de la documentación.
La documentación a eliminar se dará de baja del registro control de documentación (Biblioteca[2]).
Los documentos relacionados en la lista, debidamente aprobada conforme al apartado anterior, serán destruidos bien por medios propios (destructora de papel) o mediante la contratación de servicios de empresas especializadas. Sea cual fuere el sistema utilizado se ha de garantizar su total destrucción y su no recuperación posterior.
Indicar que aunque existen diferentes sistemas de destrucción y si bien puede realizarse por medios propios, como por ejemplo mediante maquinas destructoras de papel, mi consejo es recurrir a empresas especializadas que además de recoger la documentación, se responsabilicen de su efectiva y total destrucción. En este sentido aconsejo exigir un documento a la empresa contratada donde conste la relación de la documentación entregada y una declaración firmada relativa a su compromiso de que la documentación entregadas será destruida..
[1] A principios de los años 90 ocurrió un hecho en Bilbao que tuvo especial resonancia. Al parecer una firma internacional de auditoría, dejó en la calle, entonces no había contenedores dedicados a la recogida de papel, bolsas perfectamente cerradas conteniendo papeles entre otros restos de basura. Por razones que no vienen al caso durante la noche y antes de la recogida de la basura, las bolsas se rompieron y su contenido, incluyendo los papeles de trabajo, entre los que se encontraban listados de ordenador con mayores contables de una conocida empresa de la zona, quedaron esparcidos por la Gran Vía de Bilbao.
[2] Se trata de una aplicación interna desarrollada por la firma para el control de la documentación, tanto de auditoría como de otro tipo, ya se encuentre en formato papel como en soporte informático.SOBRE DESTRUCCION DE LA DOCUMENTACION DE AUDITORIA
