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AuditoriaControl de calidad

MATRIZ DE REFERENCIAS Y NORMATIVA DE CONTROL DE CALIDAD APLICABLE

By 25 de julio de 20122 Comments

 

Campiña inglesa

Como ya he comentado en otras ocasiones, la puesta en marcha de un sistema de control de calidad interno en despachos y firmas de auditoría no es en absoluto una tarea fácil y menos cuando, como ocurre en estas fechas, se ha de realizar a seis meses vista de la fecha límite del 1 de enero del 2013 para la total implantación de la norma NICC1 por todos las firmas y despachos individuales de auditores

Dicha norma complementa, pero no anula, la anterior normativa que sobre el mismo tema publicó el ICAC el 16 de marzo de 1993 con el nombre de Norma Técnica sobre Control de Calidad. Al parecer ambas coexisten. De hecho, el texto introductorio de la NICC1, no indica de forma clara y explícita que una derogue a la otra. En mi opinión, la permanencia de ambas normas constituye una nueva fuente de confusión para los profesionales de la auditoría, en cuanto que la práctica totalidad de los requisitos y obligaciones anteriores ya están recogidos en la nueva normativa.

En relación con el contenido de ambas normas, un aspecto importante a tener en cuenta es la obligatoriedad de recoger en el manual de calidad, todos y cada uno de los requisitos y requerimientos contemplados tanto en la norma del 1993 como en  la más reciente NICC1 de 2011. Dicho de otro modo, el manual ha de abordar, salvo contadas excepciones[1] y con más o menos grado de desarrollo, todos y cada una de las prescripciones contenidas en ambas normativas[2].

¿Debo por tanto desarrollar todo lo que dice la NICC1? Por supuesto. Ello supone que durante el proceso de confección del manual, debemos asegurarnos que se han sido considerados  todos y cada uno de los requerimientos normativos. En este sentido y de acuerdo con mi experiencia personal en la puesta en marcha del SGCC[3] tanto en mi firma como en otros despachos, recomiendo se tengan en cuenta las siguientes consideraciones:

  1. Durante y sobre todo al final del proceso de confección del manual, se ha de tener delante una matriz de referencias como la que, a modo de ejemplo y con el nombre de “Matriz cumplimiento normativa de calidad aplicable[4], sugiero en el siguiente enlace.
  2. La matriz  de referencias consta de dos secciones, una para la normativa de 1993 y otra para la del 2011. Su diseño dispone de una columna en la que figuran los preceptos normativos y  dos columnas adicionales en las que se indicará si cada requerimiento se contempla o no en el manual y, en caso afirmativo, en qué sección o referencia se desarrolla.
  3. Uno de los aspectos que se detectarán con la cumplimentación de la Matriz de Referencias, además de las omisiones – lo que constituye su principal objetivo-, es evitar la reiteración de menciones o pasos en los procedimientos de forma que las políticas y procedimientos del manual de calidad, sólo figuren una sola vez para no incurrir en  eventuales contradicciones y sobre todo en problemas a la hora de modificar o actualizar el manual.
  4. En el caso de los requerimientos de la NICC1, la norma incluye material de aplicación y otro material explicativo  cuyo cumplimiento no es obligatorio ya que, como dice la propia norma. su finalidad no es otra que la de “proporcionar una explicación más detallada de los requerimientos y guías para cumplir con ellos”. No obstante, estos requerimientos de segundo nivel, incluidos en la matriz de referencias citada, deben ser igualmente considerados a la hora de verificar el contenido del manual.
  5. Una consideración última. la inclusión de los requerimientos normativos no se ha de limitar. como he comprobado en varios manuales que me han sido remitidos para su revisión, a la mera mención en el manual de calidad, sino que se han de describir con precisión los procedimientos generales y específicos mediante los cuales la firma aplicará las prescripciones de la norma e, importante, se indicará cómo dejará constancia de la correspondiente evidencia acreditativa de su efectivo cumplimiento.

¿El contenido y alcance del manual se ha de limitar a los requerimientos contenidos en la normativa de calidad aplicable? Desde luego que no. La normativa establece mínimos. pero no máximos. El manual debe de recoger otras disposiciones y regulaciones, tanto legales como normativas que, como auditores, hemos de observar y que, obviamente, no están contemplados en la NICC1. En este sentido se han de tener en cuenta lo dispuesto en la Ley de Auditoría de Cuentas, en el Reglamento que la desarrolla, así como otras regulaciones como por ejemplo la de Prevención de Blanqueo de Capitales, la de Protección de Datos, etc.

Aunque no es objeto de este post, el contenido del manual  en contra de la opinión de algún revisor de calidad, responderá a lo que cada responsable de la firma considere que de acuerdo a su criterio y las características de su organización, considere que puede contribuir mejor a la consecución de los niveles de calidad y eficiencia que tenga previstos, siempre sobre la base, por supuesto, de cumplir con los requerimientos normativos y legales antes comentados. El grado de desarrollo del manual es una decisión privativa de cada firma y constituye una prerrogativa a la que los responsables de los despachos no deben renunciar.

Un ejemplo de lo anterior está en el tratamiento del denominado Manual Operativo en el que se recogen los procedimientos específicos sobre cómo se han de llevar a cabo los procesos  de ejecución de los encargos, o bien aquellas otras instrucciones técnicas de carácter administrativo entre las que a modo de ejemplo pueden citarse las siguientes: cumplimentación de los partes de tiempos, archivo y custodia de la  documentación de auditoría, o la gestión del planning de trabajos.

En la Guía orientativa de implantación de sistemas de control de calidad para pequeñas y medianas firmas de auditoría, publicada recientemente por el Instituto de Censores Jurados de Cuentas de España, y al tratar del Manual Operativo o de Auditoría, señala:

La diferencia entre ambos documentos se puede determinar definiendo el Manual de Calidad como aquel documento que ha de definir los objetivos del SCCI y las políticas y procedimientos, adaptados al despacho, para alcanzar sus objetivos; mientras que el Manual de Auditoria recoge la metodología de auditoría aplicada a los trabajos de auditoría del despacho, incluyendo los programas, cuestionarios, modelos y formularios para la realización de los encargos.

Lo razonable sería que en los casos en que sea apropiado, en el Manual de Calidad se remita al apartado específico del Manual de Auditoria donde se encuentra documentada una determinada política o procedimiento, o donde se disponga de un determinado formato (el objetivo debe ser no escribir dos veces las cosas; y además así se evita que cuando se realicen modificaciones en uno de los manuales, el otro pueda quedar sin actualizar).

A modo de conclusión, el manual de calidad conteniendo las políticas y procedimientos que han de conformar el Sistema de Gestión y Control de Calidad a aplicar por la firma de auditoría, debe de recoger  todos los requerimientos normativos relativos a la calidad y muy especialmente los incluidos en la norma NICC1 (a excepción de aquellos que no sean aplicables). Para ello es aconsejable utilizar una matriz de referencias como la sugerida en este escrito, tanto durante el proceso de su confección como y sobre todo, a la hora de verificar la no omisión de omitido ningún requerimiento exigible.



[1] Ejemplo de esta excepciones son los  requerimientos exigidos para el caso de redes cuando la firma no forman parte de ninguna, o en el caso de auditores individuales que carezcan de personal profesional a su cargo, no les sean aplicables determinadas exigencias relacionadas con recursos humanos.

[2] La omisión de cualquier requerimiento en el manual es suficiente para que los revisores del ICAC califiquen como deficiencia el SGCC, incluso en el caso de que su aplicación sea remota y su incidencia en la práctica profesional del despacho, irrelevante.

[3] Las siglas corresponden a Sistema de Gestión y Control de la Calidad, que considero más práctico en cuanto que el manual debe de estar enfocado no sólo a la consecución de unos adecuados niveles de calidad, sino y sobre todo, al logro de una eficiente gestión. No hay calidad sin gestión, y no se alcanzarán unos niveles de gestión adecuados sin que al mismo tiempo se logren los correspondientes de calidad.

[4] Este procedimiento de verificación es igualmente válido para otras comprobaciones, como las aplicables en los procedimientos operativos que se diseñen para el cumplimiento de las normas técnicas o, próximamente las NIAS internacionales.

2 Comments

  • Avatar giovanni chinchilla dice:

    muy buenos dias

    muy interesante sus artículos en lo que refiere a la adopción de la ISQC1 sin embargo le comento su información me ha sido de mucha utilidad para poder llevar a cabo acá en Guatemala la elaboración de un manual de calidad. sin embargo yo quisiera molestarlo y es que la matriz de referencia en mención no la puedo abrir me dice que el link o enlace están desactualizados seria usted tan fino de poderme enviar esta matriz a mi correo. pidiéndole mil disculpas por este requerimiento pero como bien sabrá acá en Guatemala no existe material de consulta sobre este tema y es que en la actualidad aun no se tiene un ente que supervise a las firmas de auditoria.

    esperando pueda ayudarme me despido agradeciéndole por compartir tan interesante información.

    • Estimado Giovanni. Gracias por sus comentarios que me animan a continuar publicando temas de interés para pequeñas y medianas firmas, especialmente en áreas tan novedosas como ésta del control de calidad. En cuanto al link que comenta, efectivamente se había «roto» y se ha recuperado, no obstante indicarle que dicha matriz, fue confeccionada en el 2010 cuando todavía estaba vigente una normativa de 1993 que en la actualidad está derogada, por lo que le sugiero que suprima esta sección.
      Espero que le siga siendo útiles mis contribuciones y estaría encantado de compartir con Vd. sus experiencias en la implantación del sistema de calidad en su país, Guatemala.

      Saludos

      Esteban Uyarra