Museo Groeninge (Brujas) (Agostgo 2014)
“La firma no dispone de un procedimiento que registre y documente el tiempo empleado por el socio del encargo, otros socios y gerentes en la realización de los encargos”.
Esta lapidaria afirmación ha sido extraída de un informe elaborado por uno de los revisores de control de calidad durante la campaña de seguimiento de calidad llevada por el ICAC en 2014. Afirmación que de una forma u otra se repite en algunos de los informes a los que he tenido acceso y en los que amplían el alcance de la deficiencia al resto del personal de la firma.
En un reciente curso impartido el pasado mes de noviembre, los responsables de calidad de las corporaciones profesionales (ICGCE, REA-REGA) afirmaban que para la consecución de un adecuado control de calidad es necesario la existencia de un control adecuado de la carga de trabajo (control de horas) y disponibilidad de socios u miembros del equipo. Afirmación que fue compartida por Dª Eva Castellanos Rufo, Subdirectora General de Control Técnico del ICAC durante su intervención en el curso antes comentado.
CONCEPTOS CLAROS
La actividad de la auditoría, como cualquier otra dedicada a la prestación de servicios, se basa en un factor clave de producción que no es otro que las horas del personal profesional designado para la ejecución de los encargos de auditoria:
“Puesto que la firma de auditoría es una empresa dedicada a la prestación de servicios a terceros, el input de producción que ha de servir como base de medida de su gestión no es otro que el de las horas invertidas en los diferentes trabajos. Esta unidad de medición, utilizada por todas las empresas dedicadas a este tipo de negocio, permite cuantificar la eficacia y rentabilidad de la firma. Consecuentemente, éste es uno de los primeros aspectos que debe implementarse en el despacho” [1].
Por lo tanto, el control de nuestro principal recurso productivo y con independencia de lo que exija las normas en vigor, es una responsabilidad de los administradores de las firmas a fin de poder conocer, controlar y gestionar los recursos humanos disponibles.
Los que provenimos de firmas internacionales asumimos la disciplina de reportar periódicamente las horas; práctica y que hemos seguido aplicando en nuestras propias firmas.
LA NECESIDAD DE IMPLANTAR EL CONTROL DE TIEMPOS
En el reciente artículo publicado en la Revista Contable (Nº 25, Setiembre 2014) sobre las Herramientas de control de gestión en despachos y firmas de auditoría (control de tiempos), (ver artículo en PDF), abordo las nuevas exigencias para la, ya no sólo necesaria sino obligatoria, aplicación del control de tiempos, entre las que destaco las siguientes:
- Obligación de controlar las horas incurridas en trabajos de auditoria por nuestro personal para su información al ICAC para acreditar la adecuada experiencia para el acceso al ROAC como auditores oficiales de cuentas.
- La nueva legislación exige informar anualmente al ICAC sobre las horas facturadas a clientes y sobre aquellas efectivamente dedicadas a la actividad de auditoría de cuentas por el personal colaborador. De hecho este aspecto ha sido abordado por los representante del ente regulador y exigido por algunos revisores que han solicitado acreditación de las horas informadas en el modelo 02 o 03.
- El control de tiempos está implícito como un elemento esencial para una adecuada gestión de la calidad en despachos y firmas de auditoría. Es más, la propia Norma de Calidad (NICC1) asume que dicho control es una práctica generalizada por las firmas de auditoría. Las referencias y requerimientos van dirigidos tanto al control de las horas tanto en la fase previa de aceptación y continuidad del encargo (planificación) como indicador para evaluar el desempeño de nuestro personal y para supervisar la ejecución de los encargos.
- La información que puede brindar un sistema bien diseñado y gestionado de control de tiempos, permite disponer de indicadores con los que medir tanto la gestión del despacho como la eficiencia de nuestro personal en la ejecución de los encargos en los que participan.
- Las nuevas normas vienen a reforzar la obligatoriedad de implantar el control de tiempos, como lo prueba las numerosas referencias a las horas previstas o incurridas en los trabajos de auditoría.
Con independencia de las exigencias regulatoria comentadas anteriormente, el control de tiempos se ha de implantar en los despachos y firmas de auditoría para:
- Conocer cómo se han aplicado los recursos de la firma en la realización de los trabajos.
- Disponer de información, para su utilización por parte de la Dirección y de los responsables de los trabajos, sobre el nivel de cumplimiento de las horas estimadas en los presupuestos de los encargos, así como identificar las desviaciones por encargo, persona y tarea.
- Conocer la cargabilidad obtenida por persona y periodo.
- Permitir cuantificar la producción (valor de los trabajos en curso internos) obtenida para determinar, en concordancia con lo establecido en el Plan General de Contabilidad, la valoración de las existencias en la prestación de servicios (Norma de Registro y Valoración 10 ª apartado 1.4).
- Determinar la rentabilidad de los diferentes trabajos.
- Controlar los tiempos dedicados a la formación continuada.
- Disponer de información para evaluar el desempeño del personal profesional.
- Permitir distribuir adecuadamente la carga de trabajo entre el personal profesional que permita una correcta y justa asignación a cada encargo.
- Determinar la capacidad disponible para la aceptación de un nuevo encargo o la continuidad de uno ya existente.
METODOS Y SISTEMAS PARA EL CONTROL DE TIEMPOS
Los antiguos sistemas manuales de los Time Reports, se han visto sustituidos por nuevas técnicas basadas en aplicaciones informáticas creadas en hojas de cálculo, con gestores de bases de datos, o mediante herramientas diseñadas a medida.
La herramienta o el aplicativo que se adopte, debe estar lo suficientemente bien diseñado para responder a las necesidades y objetivos que la dirección de la firma establezca. Ha de ser, por tanto, una herramienta sencilla y fácil de cumplimentar, así como contemplar aspectos tales como los centros de coste y los encargos donde cargar las horas, la actividad desarrollada, precio por persona o perfil, etc.
Ha de permitir confeccionar los presupuestos tanto para determinar nuestra capacidad a la hora de asumir nuestros compromisos sino y sobre todo, para poder medir e identificar las desviaciones con las horas reales incurridas.
CONCLUSIÓN
El control de tiempos, supone una herramienta de gestión imprescindible para poder llevar una adecuada gestión de despachos y firmas de auditoría. La nueva regulación tanto legislativa como normativa, ha venido a reforzar esta necesidad para poder cumplir con los nuevos requerimientos.
En este sentido, es aconsejable que aquellos auditores y firmas que carezcan de este control, lo adopten lo antes posible, y aquellos otros que lo tengan implantado, lo revisen para comprobar que proporcionan la información adecuada o, en caso contrario, deben de modificar su diseño y prestaciones aportadas.
Diciembre 2014
[1] Página 221 del libro “Gestión y Desarrollo de una pequeña firma de auditoria” publicado por el ICAC en 1993.
