CUESTIONES PLANTEADAS EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA EN EL NUEVO REGLAMENTO.

Los recientes artículos publicados en mi blog (Post 1/2 y Post 2/2)  sobre las disposiciones del nuevo reglamento de auditoría, actualmente en fase de tramitación, relativas a la documentación de auditoría, ha despertado no pocas inquietudes que me han sido trasladadas en numerosas llamadas y consultas. De todas ellas, he seleccionado tres que por su  recurrencia he considerado interesante abordar en este post, dos referidas a la obligación de digitalizar TODA la documentación e información de auditoría y una sobre el proceso de compilación.

Cuestión 1. Sobre la obligación de escanear todo el contenido del Archivo Permanente

Cuestión 2. Sobre la obligación de mantener en soporte electrónico toda la documentación aportada por el cliente.

Cuestión 3. Sobre cómo se realiza de forma práctica un proceso de compilación.

Como consideración previa he de reconocer que actualmente, muchas firmas, incluidas las de pequeña dimensión, han adoptado la práctica de preparar y conservar los papeles de trabajo en soporte electrónico, sustituyendo la arcaica y antieconómica costumbre de revisar los trabajos en soporte papel[1]. El problema para muchos es qué hacer con la documentación histórica y qué criterios utilizar para su digitalización a la vista del requerimiento del futuro reglamento por el que:

“La documentación del trabajo de auditoría realizado será la que conste en el archivo electrónico del trabajo. No podrá considerarse que constituya evidencia del trabajo de auditoría realizado documentación no incluida en el citado archivo del trabajo de auditoría”.

En los siguientes apartados intentaré responder a dichas cuestiones.

CUESTIÓN 1. ¿DE ACUERDO CON LAS NUEVAS DISPOSICIONES, SE HA DE ESCANEAR TODO EL CONTENIDO DEL ARCHIVO PERMANENTE?

Dicho de otro modo, si como dice el nuevo reglamento solamente va a ser considerada como evidencia de auditoría los documentos que, con independencia de su formato, se encuentren compiladas en el archivo electrónico de auditoría, ¿se requiere que aquellos de carácter recurrente o permanente, han de estar TAMBIEN escaneados y conservados en todos y cada uno de los ejercicios auditados?

La pregunta no es nada baladí en cuanto que, con independencia del esfuerzo que ello conlleva, supone aumentar de forma más que notable la documentación de los trabajos realizados.

Tampoco la respuesta es fácil. A continuación expongo algunas reflexiones, de carácter estrictamente personal, que podrían ayudar a resolver la cuestión planteada:

1. Mucha de la documentación que conservamos en el archivo permanente corresponde a ejercicios ya prescritos, de nulo valor y que por tanto deberían ser eliminadas. Por tanto, lo primero que deberíamos hacer sería “seleccionar y limpiar” la documentación existente. Obviamente se deberá tener cuidado en conservar en soporte papel aquella documentación correspondiente a las auditorías de ejercicios anteriores no prescritas (plazo de 5 años – LAC 30).
2. Documentación de actas, nombramientos, apoderamientos e incluso de contratos que forman parte del archivo permanente son meras copias de los documentos originales en poder del cliente que, salvo situaciones especiales que justifiquen su conservación, podrían sustituirse con resúmenes, memorándums o simples anotaciones sobre los aspectos más relevantes, siempre y cuando en los mismos hagamos referencia a su fuente u origen.
3. En línea con lo anterior, otros documentos como escrituras de constitución, estatutos, ampliaciones-reducciones de capital, son documentación probatoria que podría también ser sustituida por resúmenes que, para cada ejercicio, formarán parte del archivo electrónico.
4. Otra alternativa que he observado en las revisiones de papeles que he realizado consiste en escanear aquellas páginas o apartados relevantes para la auditoría, sobre las que el auditor hace sus comentarios o sombreados a fin de resaltarlos[2].
5. Los contratos de préstamos, arrendamientos financieros de ejercicios anteriores y que por lo tanto no corresponden con saldos, transacciones o información revelada del ejercicio corriente, no constituyen documentación de auditoría del ejercicio auditado y por lo tanto, en línea con lo explicado en el punto 1 anterior, no formarán parte del archivo electrónico de auditoría.
6. Temas relacionados con la composición accionarial y del órgano de gobierno sí considero que han de formar parte de dicho archivo, si bien –y salvo casos excepcionales– pueden figurar en meros memorándums sin necesidad de disponer de copias de los documentos y escrituras formales, aunque sí que se ha de referir a ellos en nuestros papeles.
7. La documentación relacionada con los memorándums descriptivos de los procesos y ciclos más significativos de la entidad, con el detalle de sus controles internos, constituye una parte fundamental con la que soportar el conocimiento de la entidad incluido el de su control interno (NIA 315). Por lo tanto, deberá, previa su actualización, formar parte de la documentación correspondiente a cada encargo y para cada ejercicio, con inclusión de flujogramas, modelos de impresos, e incluso la relación y situación de las recomendaciones de control interno.
8. En cambio, temas relacionados con demandas o procesos judiciales ya terminados deberán ser excluidos de la auditoría corriente, salvo que se refiera a ellos en la memoria. Por el contrario, aquellos otros que correspondan a provisiones o situaciones contingentes, deberán formar parte, obviamente, del archivo electrónico.

En definitiva, la documentación de carácter recurrente que forma parte del archivo permanente será aquella: a) que se relacione de forma inequívoca con la auditoria del ejercicio corriente, b) que siéndolo, sirva de evidencia probatoria del trabajo realizado y del cumplimiento de la normativa y regulación aplicable  (NIA-ES 500) y, c) que no necesariamente se ha mantener copia de la documentación aportada por la entidad, siendo factible utilizar resúmenes o memorándums con indicación de la fuente, fecha o cualquier otra referencia a los documentos originales y fuente de la información, siempre con excepción de aquellas situaciones que requieran su conservación.

 

CUESTIÓN 2. ¿ES NECESARIO CONSERVAR DENTRO DEL ARCHIVO ELECTRÓNICO DE AUDITORIA DEL EJERCICIO, LAS BASES DE DATOS CONTABLES Y DE OTRO TIPO APORTADAS POR LA ENTIDAD?

Como he comentado al principio, es práctica habitual trabajar con los diarios contables aportados por la compañía que, en ocasiones, pueden suponer archivos muy pesados debido al número de registros que contienen. Otras bases de datos tratadas por los auditores hacen referencia a personal, inventarios, inmovilizado, facturación, compras, etc. que son utilizadas en el transcurso del trabajo[3].

La cuestión planteada se refiere a si hemos de conservar todas las bases de datos aportadas por el cliente y utilizadas en nuestro trabajo, lo que obviamente elevaría sobremanera el tamaño del archivo electrónico de auditoría.

En mi opinión entiendo que no. Se trata de documentación del cliente debiendo el auditor determinar que información de ella debe de ser considerada como evidencia de auditoría a tenor de lo dispuesto en la citada NIA-ES 500. Para ello podemos recurrir al siguiente ejemplo, supongamos un fichero conteniendo el diario completo de un ejercicio con más de 2 millones de apuntes y que, gracias a las nuevas técnicas de EXCEL podemos tratarlas a pesar de superar el límite 1,048 miles de líneas. Fichero que, con independencia de su tamaño, contiene muchas transacciones que no son ni serán objeto de análisis y verificación. Sin embargo, determinados mayores, determinados informes obtenidos mediante tablas y gráficos dinámicos, saldos comparativos con ejercicios anteriores, pruebas saldo de apertura, conciliaciones con respuestas de terceros, análisis de determinados saldos, cuadres de bases de impuestos, etc. constituyen pruebas – evidencias del trabajo realizado.

Parece entonces lógico que, de la documentación aportada por el cliente, se ha de conservar aquélla que sirva de base para “soportar nuestras conclusiones de auditoría”. La sencillez de este principio contrasta con la dificultad de seleccionar qué documentos y archivos debemos conservar y cuáles no.

Otro aspecto a considerar, que muchos lectores estarán pensando es, ¿qué hacer con esa otra información-fuente aportada por el cliente no considerada como evidencia directa? Su eliminación, puede dificultar el realizar comparaciones interanuales interesantes, referencias a datos concretos de ejercicios anteriores, o acceder a bases de datos sobre las que extraer la información seleccionada mediante técnicas informáticas (querys).

A modo de sugerencia, una alternativa es conservar dicha información de forma interna pero no incluirla en archivo electrónico del ejercicio; bien entendido que, como se ha indicado al principio de este post, no podrá formar parte de la evidencia de auditoria del encargo, pero sí que nos puede servir de ayuda para la realización de trabajos posteriores o clarificar determinados comentarios y conclusiones manifestadas en la documentación de auditoría[4].

En definitiva, la aplicación práctica de la nueva regulación reglamentaria va a exigir la adopción de especiales medidas y protocolos de actuación dentro de los despachos y firmas de auditoría que permitan no sólo cumplir con la nueva normativa sino dejar constancia en los papeles de trabajo, de forma clara e inequívoca, de las evidencias obtenidas sobre las que hemos basado nuestras conclusiones de auditoría, en los términos y requerimientos establecidos en las NIA-ES, en especial la 200 y la 500.

 

CUESTIÓN 3. ¿CÓMO SE REALIZA DE FORMA PRÁCTICA UNA COMPILACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO?

En un post anterior, tuve ocasión de explicar el proceso de compilación de los papeles de trabajo (enlace). Adicionalmente, se ha preparado un video explicativo disponible en YouTube sobre este tema en el que de forma visual se describe el proceso (acceso video).

Como paso previo a la compilación, se deberán llevar a cabo, entre otras, las siguientes verificaciones:

1. Comprobar el contenido de la documentación recabada, seleccionar la que constituya evidencia de auditoría y verificar su correcta cumplimentación y referenciación.
2. Revisar que los papeles aportan evidencia respecto a la completa y adecuada cumplimentación de los procedimientos de auditoría planificados.
3. Verificar que se han cubierto de forma adecuada las áreas consideradas como de riesgo de incorrección material.
4. Validar las pruebas realizadas mediante la correspondiente evidencia de auditoría.

Aplicaciones como GESIA, disponen de controles tanto para garantizar que determinadas verificaciones han sido realizadas como para identificar las carpetas y ficheros que formarán parte del denominado “archivo electrónico de auditoría”, como se muestra en las siguientes imágenes:

VERIFICACIONES PREVIAS

SELECCIÓN CONTENIDOS

CONCLUSIÓN

A modo de conclusión general respecto a las cuestiones planteadas relativas a la documentación de auditoría y su nueva regulación reglamentaria indicar:

1. Que será criterio del auditor determinar la documentación que ha de servir como evidencia de auditoría respecto al trabajo realizado.
2. Que la documentación permanente o recurrente, deberá ser racionalizada para aliviar el peso de los archivos electrónicos, mediante resumen y memorándums descriptivos de carácter general relacionados con aspectos formales y de otro tipo que formará parte del denominado Archivo Permanente.
3. Que no es necesario conservar toda la documentación aportada por el cliente, sino aquella que, en nuestra opinión, haya servido como evidencia o sobre la que hayamos realizado procedimientos de auditoría.
4. Que la compilación constituye el proceso final, pero que no se limita a un simple empaquetado de ficheros, sino que requiere realizar determinadas comprobaciones previas que han de estar debidamente protocolizadas en nuestro manual interno de control de calidad.
5. Que, las corporaciones profesionales, una vez publicado el reglamento deberán realizar actividades formativas relacionadas con los nuevos requerimientos, sino que se propongan medidas prácticas que permitan su efectiva puesta en marcha en los despachos y firmas de auditoría.

 

Esteban Uyarra Encalado

Junio 2018

 

[1] Aunque resulte increíble, y ante la perplejidad de los jóvenes auditores,  todavía algunos socios de firmas exigen disponer de la documentación de auditoría en soporte papel para realizar la revisión de los trabajos.

[2] Es importante señalar lo establecido en las anteriores normas técnicas de auditoría según las cuales, la mera copia de documentos no constituye por sí misma evidencia de auditoría. Para serlo se requiere bien de una referencia cruzada a una prueba u otro documento de auditoría o, anotaciones y comentarios del auditor respecto a la información contenida en los documentos. Por lo tanto, para se considerados evidencia e integrar la documentación de auditoría se ha de atener a los requerimientos de la NIA-ES 500 sobre Evidencia de Auditoria.

[3] La tecnología aplicada al tratamiento de información ha revolucionado –y va a seguir haciéndolo en el futuro– la forma de trabajar de los auditores; únicamente trasnochados y arcaicos auditores se empecinan en rechazar estas nuevas tecnologías

[4] Este mismo criterio podría ser válido para lo que se ha comentado en la primera cuestión respecto a las copias de escrituras, contratos y otros documentos formales del archivo permanente, es decir, los mantendríamos pero no como documentación de auditoría, sino como archivos complementarios documentación en cuanto que su contenido se ha sustituido por los memorándums o resúmenes elaborados por el auditor.