A medida que se acerca el final del año, muchas empresas se preparan para cerrar su ejercicio contable, lo que implica, entre otros aspectos, el cumplimiento de obligaciones legales, la evaluación del rendimiento financiero y la toma de decisiones estratégicas.
Para un cierre contable exitoso y la posterior preparación de las Cuentas Anuales, se requieren algunas estrategias clave entre las que destacamos:
- Planificación anticipada: La planificación es esencial para un cierre contable eficiente. Esto incluye establecer un calendario de cierre contable, asignar responsabilidades a los miembros del equipo y asegurarse de que todos los documentos necesarios estén en orden.
- Mantener la consistencia contable: La coherencia en el proceso contable es fundamental para prevenir errores por lo que se recomienda utilizar prácticas y principios contables consistentes a lo largo del año.
- Coordinación de equipos: La comunicación efectiva entre los diferentes departamentos de la empresa es vital para recopilar toda la información necesaria para el cierre contable.
1- Revisión operaciones corrientes
En España, el ejercicio contable abarca 12 meses y representa un ciclo económico en la vida de la empresa, que habitualmente finaliza el 31 de Diciembre. Antes de cerrar el ejercicio, se deben realizar una serie de ajustes contables, siendo los más corrientes los siguientes:
| OPERACIONES CORRIENTES | |
| Obtener un balance de comprobación | Revisión de la integridad de los saldos de todas las cuentas contables en busca de posibles incoherencias o errores en los registros contables. |
| Revisar la cuenta de partidas pendientes de aplicación | Confirmar que el saldo de la cuenta 555, de partidas pendientes de aplicación, sea cero. |
| Facturas de proveedores y acreedores | Verificar que todas las facturas de proveedores estén registradas y comprobar albaranes pendientes de conformar con su factura, así como facturas periódicas (agua, electricidad, gas, etc.). |
| Conciliación de la cifra de gastos de personal | Comparar los gastos de personal con la cifra incluida en el modelo 190 de retenciones e ingresos a cuenta sobre rendimientos del trabajo. |
| Conciliación de las bases de IVA | Comparar las bases de IVA declaradas en los modelos de IVA y en el modelo 390, con las ventas y gastos registrados en la contabilidad. |
| Conciliación de los saldos de las cuentas bancarias | Verificar que los saldos bancarios coincidan con los extractos bancarios y que todos los apuntes estén correctamente registrados. |
| Revisión de saldos de clientes | Asegurar que se hayan reflejado adecuadamente los cobros anticipados y conocer la composición del saldo de cada cliente, lo que ayuda en la gestión de cobro y provisiones por insolvencias. |
| Revisión de saldos con compañías de grupo | Conciliar las transacciones (ingresos y gastos) del ejercicio y los saldos vivos con las compañías del grupo. |
| Realizar un arqueo de caja | Verificar que el efectivo físico en cajas coincida con los saldos registrados en las cuentas contables de caja. |
| Valoración de la moneda extranjera | Valorar las cuentas en moneda extranjera al tipo de cambio vigente al cierre del ejercicio. |
| Cotejar las cuentas de Pasivos financieros | Comprobación de la concordancia entre las cuentas de pasivos financieros con los cuadros de amortización de las deudas y la información de la CIRBE del Banco de España . |
2- Inventario y Variación de existencias
La sociedad tiene que verificar que las existencias que figuran en sus registros contables están correctamente valoradas y que coinciden con las que realmente se encuentran en el almacén de la empresa. Para ello, se debe realizar un inventario físico, corregir contablemente los descuadres que pudieran existir y actualizar el valor contable de cada grupo de cuentas (Mercaderías, Otros Aprovisionamientos y Productos en curso, etc.).
Una vez verificadas las existencias de la empresa, se debe proceder a realizar el asiento de variación de existencias, que tiene como objetivo corregir el resultado del ejercicio en función de las mercaderías consumidas. Esto se debe a que el gasto relacionado con las existencias no se corresponde con las compras, sino con los consumos. Por lo tanto, hay que deducir de las compras realizadas, las existencias que no han sido consumidas, o en su caso, reconocer que se han consumido más existencias de las que se adquirieron, utilizando para ello las cuentas (61) o la (71) de variación de existencias.
3- Amortización Inmovilizado
La empresa debe verificar que los inmovilizados que se reflejan en la contabilidad siguen estando operativos en la empresa, ya que en ocasiones, cuando un inmovilizado deja de funcionar, no siempre se notifica a contabilidad para que proceda a su baja. En relación con el inmovilizado también se debe revisar la posible activación de gastos que deban pasar a formar parte de inmovilizados en curso, y en el caso de que existan inmovilizados en curso, también hay que verificar si ya están en funcionamiento para traspasarlos a las cuentas de inmovilizado correspondientes.
Los asientos de dotaciones de amortizaciones del inmovilizado se realizan para reflejar el desgaste de los activos y registrar el gasto correspondiente. Hay que verificar que se están amortizando correctamente todos los inmovilizados que están de alta en la empresa.
4- Periodificaciones y reclasificación de deuda
El objetivo de la periodificación es el de conseguir aclarar a qué periodo económico en concreto pertenece cada gasto o ingreso. Este proceso contable se ocupa de diferenciar entre “corriente real”, que hace referencia al momento en el cual se produce la actividad económica, y la “corriente monetaria”, cuando se produce el cobro por dicha actividad.
Al finalizar el ejercicio, la sociedad deberá reclasificar, como deudas a corto plazo, aquellas deudas a las que habremos de hacer frente en el ejercicio siguiente y que a fecha de cierre del ejercicio tenemos clasificadas como a largo plazo.
5- Provisiones de riesgos y gastos
El objetivo de estos asientos es reflejar en la contabilidad las contingencias previstas por depreciación de activos, riesgos, etc. Las provisiones pueden venir determinadas por una disposición legal, contractual o por una obligación implícita o tácita y su finalidad es provisionar los recursos necesarios para poder responder a una obligación actual derivada de un suceso pasado, cuya cancelación sea probable que origine una salida de recursos y su importe pueda medirse con fiabilidad.
6- Deterioro de valor de los activos
Los deterioros de valor son otra de las contabilizaciones que pueden realizarse al final del ejercicio económico, de hecho, el Plan General de Contabilidad establece que, al menos al cierre del ejercicio, la empresa evaluará si existen indicios de que algún activo pueda estar deteriorado (inmovilizado material, intangible, inversiones financieras, créditos comerciales, existencias…).
7- Resultado final del ejercicio
Una vez contabilizadas todas las operaciones del ejercicio, se anulan todas las cuentas de ingresos y gastos, obteniendo una única cuenta que recoge el beneficio (saldo acreedor) o pérdida (saldo deudor), para acto seguido realizar el asiento de cierre, saldando todas las cuentas abiertas.
Una vez realizados todos los ajustes anteriores tenemos que dejar contabilizado el asiento del impuesto sobre sociedades. Aunque el impuesto sobre sociedades se liquide en julio, debemos dejarlo contabilizado al cierre del ejercicio.
Consecuencias de los errores contables
Los errores contables, sobre todo si son relevantes, pueden tener consecuencias muy negativas para la empresa, entre las que podemos destacar las siguientes:
- Los errores que afecten a las cuentas del balance se trasladarán al siguiente ejercicio, y si estos se van acumulando, puede llegar un punto en que la contabilidad se distorsione hasta tal punto que no cumpla con su finalidad de reflejar la imagen fiel de la empresa.
- Si los errores afectan a cuentas de gastos e ingresos, tendrán incidencia en el resultado del ejercicio y repercusiones fiscales, que pueden generar problemas con la Agencia Tributaria y derivar en responsabilidades para los administradores si se altera significativamente el resultado.
- Si los errores afectan a cuentas de clientes y proveedores, la empresa no tendrá certeza de lo que debe y lo que le deben, perdiendo dinero y dando mala imagen frente a sus clientes y proveedores.
