El control de envíos

En esta pantalla se pueden controlar todos los envíos de las cartas y registrar tanto, la fecha de los envíos, como la recepción de las contestaciones.

 

Los campos que intervienen en esta pantalla son los siguientes:

 

Sel. (Seleccionado): Este campo puede estar marcado (por defecto) o desmarcado y solo tiene utilidad cuando se van a fusionar las cartas ya que, por defecto, se imprimirán solo aquellas cartas marcadas como seleccionadas, es decir, con el campo ‘Sel.’ Activado.

 

 

Fig. Pantalla de Fusión de correspondencia

 

Para desmarcar o marcar varias celdas a la vez, deben seleccionarse las celdas y pulsar el botón derecho del ratón para que aparezca el menú contextual:

 

 

Fig. Marcar y desmarcar terceros seleccionados.

 

Referencia: Es la referencia al papel de trabajo de cada tercero. Se crea automáticamente al generar el archivo de circularización y a partir de la referencia al papel de trabajo de la prueba de selección de terceros, se añade una “/” y un número consecutivo que identifica inequívocamente a cada tercero. Este campo es editable y modificable por el usuario aunque no puede generarse automáticamente mas que una vez al generarse el archivo de circularización.

 

C. (Circularizar): Si a un tercero no se le va a enviar carta, por la razón que fuere, esta casilla se debería desmarcar y por tanto el tercero no será elegible para el envío de cartas. No obstante si será parte de la base circularizable y por tanto se contralará en el formulario de Control de Contestaciones.

 

NOTA: Por ejemplo, en el caso de Bancos, aunque entre los elementos que vamos a circularizar se encuentran las cuentas corrientes, las cuentas de crédito y los préstamos, solo enviaremos una carta al banco por lo que únicamente marcaremos para circularizar la cuenta corriente, dejando sin marcar el resto de elementos. Cuando este banco nos conteste, la respuesta debería incluir información sobre la cuenta corriente, la cuenta de crédito y el prestamos, aspectos que indicaremos en el formulario Control de Contestaciones.

 

Cod tercero: Campo imprescindible que identifica al elemento o tercero que vamos a circularizar. Este campo es el que identifica al tercero en el fichero de direcciones y en el de población, por esta razón hay que ser muy cuidadoso si se modifica por el usuario.

 

Nombre: Nombre del elemento o tercero obtenido a partir de la selección de terceros. Este campo es editable por el usuario.

 

Modelo de carta: Indica el modelo de carta que se utilizará para este tercero. Por defecto se aplica una para toda la circularización pero es modificable en cada caso, simplemente situándose encima del modelo que deseemos cambiar y abriendo el desplegable del campo. Otra opción es seleccionar una o varias celdas y con el botón derecho pulsar el botón ‘asignar carta’ y elegir la deseada.

 

Envíos: Existe un máximo de 6 envíos por proceso de circularización. Este campo se rellenará cuando se hayan enviado las cartas y en él registraremos la fecha exacta del envío. Se puede escribir la fecha de manera manual o, en una o varias celdas y con el botón derecho, eligiendo la opción adecuada.

 

Fig. Asignación de fechas

 

R (Recibido): Este botón no es editable y se rellena automáticamente cuando el botón Fecha de respuesta se rellena con la fecha en la que se ha recibido la contestación de la carta.